+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как вмененщику использовать жестко-гибкое планирование в работе

Содержание

Управление проектами «для чайников»: как все успевать и ничего не забывать

Как вмененщику использовать жестко-гибкое планирование в работе

Все предприниматели, стартаперы, менеджеры различных компаний задаются одинаковыми вопросами:

Как:

  • Планировать и распределять время, какие для этого нужны инструменты;
  • Правильно формулировать задачи и цели, грамотно их разделять;
  • Расставлять приоритеты (что делать сначала);
  • «Все успеть» и «ничего не забыть»;
  • Перестать «тушить пожар» из срочных важных дел;
  • Делегировать;
  • Правильно завершать дела.

Решить эти вопросы помогает грамотное управление проектами. Управлению проектами обучают несколько международных организаций (например, PMI) имеющих, в том числе, партнеров в России. Они предоставляют возможность получить специализированное образование и сертификат.

Но мы в рамках этой статьи рассмотрим не объёмные академические знания, а их наиболее практическую часть.

Если не вдаваться в научные дебри, проект — это комплекс задач или мероприятий, которые направлены на достижение какой-либо уникальной цели и ограничены по времени и ресурсам. Простой пример проекта — создание сайта.

Сквозная аналитика — главная магия интернет-маркетинга и самый мощный инструмент развития продаж без роста бюджета. Внедрив её, вы сразу поймёте, где клиенты теряются и что в вашем маркетинге надо улучшить.

Хотите освоить эту магию? Вот учебный курс где детально объясняют, как всё работает, как внедрять и как использовать на практике.

Спешите узнать подробности, регистрация скоро закроется!

Реклама

Процесс управления проектом состоит из несколько стадий:

1. Инициация (старт)

Определяется суть проекта, его цель, заинтересованные в нём лица. Чем меньше проект, тем проще эта стадия проходит.

Конечно, для проекта «Создание термоядерного реактора» требуется подробно расписывать данный этап. Но для небольших проектов в этом необходимости нет — как правило, все стороны понимают, зачем и почему они делают те или иные вещи, поэтому сегодня не будем останавливаться на этой стадии.

2. Планирование

Самая важная часть процесса управления. Это составление списка задач и мероприятий, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Также указывается взаимосвязь между задачами и требующиеся ресурсы.

По поводу гибкого планирования отлично высказался генерал Эйзенхауэр:

«План — это ничто, а планирование — это все».

Планы устаревают с момента создания, их нужно постоянно корректировать при появлении более свежей информации. Единоразовое создание плана на старте не гарантирует успешность проекта.

3. Исполнение и контроль

Все современные методологии управления проектами «гибкие» — то есть, планирование, исполнение и контроль происходят циклами:

  • Создается план;
  • Реализуется его часть;
  • Контролируется исполнение;
  • Вносятся изменения в план, поскольку модификация отдельных частей сильно влияет на конечный результат.

Таким образом — управление, исполнение и контроль взаимосвязаны.

Есть огромное количество теорий и методик, которые подразумевают гибкость процесса управления проектами, от Agile (используется в разработке ПО) до HADI, которую мы используем для продвижения проектов в Фонде Развития Интернет Инициатив (ФРИИ).

Рис. 1 — Процессы управления проектом

4. Завершение

Это важный этап, на котором таятся несколько распространенных ловушек. Очень часто при завершении проекта упускается важная деталь — сохранение исходных данных (для технической поддержки, бухгалтерии и т. д.), поэтому необходимо прописывать специальные инструкции и регламенты.

Планирование

По американской методологии PMBOK планирование занимает порядка 50% всего времени, что особенно подчеркивает его значимость.

Планирование лучше начать с разделения проекта на части (Work Breakdown Structure — WBS), где каждая фаза разделена на более мелкие задачи. Это помогает понять объем работ и учесть все нюансы.

Рис. 2 — Структура разделения проекта на подзадачи (WBS)

Графики работ

Очень удобный и практичный инструмент для этого — диаграмма Ганта. По сути, это календарный план, который учитывает взаимосвязь между поставленными задачами, а также показывает ресурсы, необходимые для их выполнения.

Самый простой вариант диаграммы можно сделать в Exсel: слева в таблице находится название работ, а все остальные столбцы — даты.

Рис. 3 — Диаграмма Ганта, Microsoft Exсel

Если работа выполняется в конкретную дату, она заполнена цветом. Такая схема четко отображает объем работ, сроки и последовательность их выполнения.

При наличии визуальной картины выполняемых задач работа над проектом существенно упрощается, так как они привязаны к календарному графику.

Рассмотрим пример диаграммы Ганта, построенной в MSProject.

Рис. 4 — Диаграмма Ганта, Microsoft Project

Слева указаны названия задач, которые подразделяются на этапы (выделены красным) и подзадачи (выделены черным), а также отображена длительность этих задач и календарные даты, когда они выполняются. Справа — графическое представление данных задач и даты их выполнения. Также указаны необходимые ресурсы.

(Обычно ресурсы — это люди, привлеченные для выполнения той или иной задачи. Мы конкретно указываем, какие именно лица должны ее выполнять.)

Задачи соединяются между собой стрелочками: таким образом, постоянно есть графическое представление работ (их очередность и взаимосвязь).

Справа внизу есть график по ресурсам, где указана загрузка каждого человека. Очевидно, что при чрезмерной нагрузке часть задач, скорее всего, не будет выполнена — поэтому требуется всегда оценивать, насколько у вас загружены люди на проекте и реально ли сделать все в нужные сроки.

Такая наглядная картина позволяет оперативно и четко корректировать текущую ситуацию: смещать задачи, увеличивать длительность, искать дополнительные ресурсы, аутсорсинг и так далее.

Визуализация данных также позволяет определять критический путь проекта. Если не вдаваться глубоко в академические определения, это те задачи, при изменении длительности которых изменяется дата окончания проекта. Например, если на дизайн ушло больше времени, чем планировалось, то конечная дата сдачи проекта сдвигается.

Работы, выделенные на графике синим (например, тестирование и наполнение сайта контентом) не влияют на срок сдачи проекта. Таким образом, на данной схеме мы видим, какие работы можно сдвигать, так как они не влияют на срок сдачи проекта, а какие нельзя.

Как правильно ставить задачи (цели) по проекту

Рекомендую пользоваться принципом SMART. Как это расшифровывается:

S (Specific — «конкретный»): цели проекта определяются четко и конкретно, чтобы все участники и вовлеченные в процесс люди понимали, что и зачем делают. Неконкретную формулировку допускают часто и она плохо влияет на дальнейшее планирование. Например, задача:”сделать хороший сайт” достаточно абстрактна: нужно четко сформулировать, что именно мы хотим получить на выходе.

M (Measureable — «измеримый»): чтобы понять, что поставленные цели действительно достигнуты, следует задавать и конечные, и промежуточные критерии оценки (в том числе финансовые).

Это поможет проанализировать, насколько процесс продвинулся вперед и соответствует ли срокам.

Например, если нужно создать сайт, следует задать критерии измеримости (интернет-магазин на 1000 товаров, бюджет до 30 000 рублей и т. п.).

A (Achievable — «достижимый»): нужно требовать, чтобы исполнители приложили усилия, но при этом оглядываться на реальный мир и имеющиеся ресурсы. Не нужно ставить цели, которых не достигнуть, даже если вся команда будет работать 24 часа в сутки. Например, спланировать полет на Марс за 2 месяца нереально — для этого требуется гораздо больше времени.

R (Relevant — «последовательный»): все цели должны укладываться в общую концепцию, соотноситься со стратегией развития бизнеса. Например, если вы фокусируетесь на какой-то нише, то нужно развиваться именно в ней. Если не будет результатов, можно рассмотреть и другие ниши, но последовательно.

T (Timed/Timebounded — «измеримый во времени»): для целей нужно намечать временные рамки, не только конечные, но и промежуточные. Например, если сайт должен быть готов через месяц, нужно оценить сроки выполнения всех подзадач и четко сформулировать их сотрудникам и подрядчикам.

Как показывает практика, если не задать критерии по SMART, то с большой вероятностью можно как минимум сорвать дедлайн по проекту.

1. Составить полный список задач (SMART);2. Распределить ресурсы на каждую задачу, убедиться, что их достаточно;3. Построить взаимосвязь между задачами — можно ли выполнить их параллельно, последовательно, какие нужно завершить до начала реализации следующих;4. Определить критический путь, учесть риски по срокам и переносу времени исполнения;5. Исходя из плана и ресурсов высчитать себестоимость проекта для выставления сметы заказчику.

Исполнение

На этом этапе могут возникнуть трудности: например, сложно правильно распределить очередность выполнения задач. Избежать трудностей поможет ряд простых инструментов:

  • Матрица Эйзенхауэра;
  • Вычеркивание дел;
  • Делегирование;
  • Тайм-менеджмент (Хронос и Кайрос).

Работают они только тогда, когда вы их правильно и регулярно (!) применяете. Если человек один раз пробует и у него не получается — это не значит, что инструмент не работает.

Рассмотрим подробнее.

Матрица Эйзенхауэра. Делим дела на срочные, важные, несрочные и неважные.

Первыми делаем срочные важные дела (например, проекты у которых подходит срок сдачи, разрешение кризисов) и срочные неважные (перерывы, телефонные переговоры, некоторые встречи, совещания и т. п.).

Вообще, в управлении бизнесом эффективным считается такой стиль управления, при котором возникает минимальное количество «пожаров». Это показывает, что руководитель умеет планировать дела и предусматривает сложные ситуации.

Далее по значимости следуют несрочные важные дела. К ним может относиться оценка результатов, планирование новых проектов, налаживание отношений, превентивные мероприятия и т. п. Они могут перетекать в срочные важные, поэтому лучше их делать заранее.

Распространенная ошибка — сотрудники и руководители погружаются в не срочные неважные дела (текучка) вместо не срочных важных. Как следствие, горят сроки и нарушаются договоренности. Крайне важно правильно определять важность дел. Для этого можно составить определенные критерии и распределять задачи в соответствии с ними.

Матрицу полезно составлять ежедневно. Это особенно важно для руководителя — он должен уделять время планированию и разработке стратегий развития, а не погружаться в рутинную работу, создавая видимость кипучей деятельности. Когда начальник не делегирует текущие дела сотрудникам, его работа непродуктивна, хотя и объемная.

Вычеркивание дел. Обратите внимание на несрочные и неважные дела — рутинную работу, некоторые письма и звонки. Если эта категория дел ежедневно входит в список, она «засоряет» время: может быть, лучше их полностью исключить? Отказывайтесь от того, что вам не приносит никакой пользы.

Делегирование. Здесь важно учесть:

1. Поговорка «если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам» очень вредна для бизнеса и карьерного роста. Без делегирования руководителю не обойтись.

2. Всегда составляйте инструкции и полный список задач. Они требуются для четкого понимания сотрудником своих обязанностей и осознания личной ответственности.

3. Все задачи должны быть расписаны по SMART-методу, о котором мы говорили выше.

4. Необходимо убедиться, что цели поняты исполнителем.

5. Нужно проводить периодический контроль и требовать отчетность.

Оптимальное распределение времениили «Хронос-Кайрос». Хронос — линейное планирование по часам (дела планируются на конкретное время); Кайрос — событийное планирование (например, во время поездки по городу встречается магазин, где можно сделать покупки, поэтому можно отклониться от маршрута, это и есть гибкое планирование).

1. Планируйте дела заранее в хронологическом порядке — встречи, совещания и т.д.

2. Заносите эти дела в календарь, установленный у вас в смартфоне (например, в Google Календарь).

3. Отдельно составляйте список дел, которые вы выполните при наступлении определённых событий.

4. Всегда имейте все планы в текстовом виде — желательно «в облаке», чтобы они были доступны с любого мобильного устройства.

Ограничения проектов

Их существует три:

  • По времени;
  • По ресурсам (люди, бюджет);
  • По результатам (объем выполненных работ, который должен быть на выходе, в финальной версии проекта).

Тройное ограничение относится к фазе исполнения проекта, так как именно на этом этапе чаще всего возникает ситуация, что кто-то из сотрудников что-то не успел сделать. Обычное оправдание: «Хотел сделать хорошо, поэтому не справиться с остальными задачами».

Постарайтесь донести мысль, что некоторые вещи не нужно пытаться довести до идеала. Нужно соблюдать баланс, делая работу максимально качественно, но учитывая ограниченность по времени и ресурсам.

Во ФРИИ мы стараемся следовать методологии Lean Startup. Это значит, что создается минимально работоспособный прототип продукта, на котором проверяется — будет ли работать идея в целом. А дальше, если работает, можно уже допиливать отдельные моменты.

Контроль выполнения проекта

Контроль нужно осуществлять на каждом этапе, а не тогда, когда проект близится к завершению. В этом вам помогут системы управления задачами и сотрудниками — «Битрикс24», SyncCloud и другие.

Как мы уже говорили выше, практически все современные методологии характеризуются, как правило, цикличностью (HADI, цикл Деминга, Agile и т. д.) — то есть, сначала что-то планируем и делаем, потом проверяем, вносим изменения и снова возвращается к планированию.

Завершение

Источник: https://www.cossa.ru/trends/122455/href=

Getting Things Done (GTD) или как привести дела в порядок

Как вмененщику использовать жестко-гибкое планирование в работе

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

1. Cбор.

2. Обработка.

3. Организация.

4. Обзор.

5. Действия.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Сбор

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

• Вы ничего не забудете,

• Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем. 

Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список)  “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Проекты

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster есть контакты, по которым Вы можете вести списки задач.

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать.

Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным.

Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.

Обзор

Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще.

В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным.

Если Вы хотите выполнить очередную задачу из списка, Вы берете самую важную задачу из списка, которую Вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.

Действия

Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.

Инструменты

В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.

Лотки, стол, бумага

Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток “Входящие”, то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.

Программное обеспечение для GTD

Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, – это электронные органайзеры. Если органайзер позволяет создавать список задач, сортировать задачи в списке в любом порядке, разбивать задачи по папкам (или контекстам, категориям, кайросам, меткам, что одно и то же), вести календарь.

Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.

Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна Вам из дома, офиса и любой точки мира.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

1. текущие дела;

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

6. жизнь.

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе.

Источник: https://time-master.ru/time-management/teoriya_time_managementa/gtd_getting_things_done/

Контекстное планирование: новый взгляд на планы

Как вмененщику использовать жестко-гибкое планирование в работе

Планирование нужно всем. Это аксиома, которую стоит принять. Почему? Увы, это не тема сегодняшней статьи, поэтому просто осознаем факт как данность. Планировать нужно, но не у всех получается. Слишком много задач, целей, идей, чтобы можно было вместить их в формат одного плана. Поэтому был найден альтернативный вариант, получивший название контекстное планирование.

Планирование в контексте

Честно слово, я уже была сама готова «придумать» этот метод, когда наткнулась на его описание. Причиной моего бы «изобретения» послужило полное непонимание того, как вместить в один план кучу несовместимых идей.

Не знаю, поймут ли меня мужчины, но женщины точно сталкиваются с такими проблемами.

Вот что бывает в моем плане:

  • купить продукты – когда буду в магазине;
  • купить одежду, подарки и наушники – когда доберусь до торгового цента;
  • сделать логопедическую зарядку с ребенком и почитать – когда сядем заниматься;
  • установить плагины и подобрать «интересные статьи» – когда займусь сайтом…

То есть очень большой пласт важных и нужных дел привязывается не к какому-то времени, а реализовывается тематически. В контексте каких-то событий.

Записать подобные события в точный временной план дня практически невозможно.

Думала меня спасет метод Оригами – удобно, просто и то же как бы с контекстами, но он оказался с привязкой к одному дню. Опять не то…

Попытка найти лучший способ фиксации разнообразных задач привела меня к уже существующей в тайм-менеджменте системе. Это оказалась техника контекстного планирования.

Жесткие и гибкие задачи, виды контекста

Контекстное планирование в тайм менеджменте подразумевает разделение всех задач на:

  • жесткие – привязанные к точному времени;
  • гибкие – выполнение которых зависит от определенных обстоятельств или условий.

В качестве контекста может быть выбрано:

  • Место – действие, привязанное к конкретной организации, компании (магазин, университет, дом, офис).
  • Человек – задача, решение которой связанно с определенной личностью или группой лиц (на совещании совета директоров, при встрече с другом, в разговоре с преподавателем).
  • Внешние факторы – реализация цели зависит от каких-то обстоятельств (принятия закона, погоды, моды).
  • Внутренние факторы – выбор времени определяет сам человек по своему «настроению», «вдохновению», «здоровью».

Шаги контекстного планирования

Хотя общий принцип структурирования дел понятен сразу, контекстное планирование в тайм менеджменте имеет свою систему организации. Чтобы правильно составить план на контексте, достаточно выполнить три простых действия. Три шага.

Шаги техники контекстного планирования в правильном порядке:

  1. Составить личный список контекстов. Обычно их набирается 5-10, но может быть и больше. Надо понимать, что у студентки, мамы в декрете и бизнес-леди контексты будут различаться. При составлении списка стоит ориентировать на актуальные повседневные и рабочие задачи.
  2. Сформировать список дел под каждый контекст. Очень удобно это делать после «выгрузки» мозга. И задачи все под рукой, и контексты легко формируются.
  3. Сверяться с задачами из контекста при наступлении определенного события или условия.

Контекстное планирование пример.

На самом деле это очень просто. Собираясь в администрацию по рабочим делам, открываем контекст с пометкой «Администрация» и смотрим, какие задачи и вопросы нужно решить в рамках данного блока.

Аналогично поступаем с другими блоками – «Покупки», «Офис», «Семья», «Дети школа» и т.д.

Все просто, доступно. Под рукой.

Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования

Инструменты контекстного планирования могут быть практически любыми. Выбор ограничивает только фантазия. Наиболее распространенные средства для фиксации и отслеживания контекстов:

  1. Ежедневник. Можно купить блокнот с уже встроенным разделителями блоков или самостоятельно отделить листы закладками или цветом. Сегодня практически для каждого формата можно купить цветные блоки, что очень удобно как раз для контекстного планирования.
  2. Стикеры и закладки. Подходят для стандартных ежедневников для выделения блоков с отдельными контекстами.
  3. Бумажные блоки. Оптимальны для фиксации небольших контекстов – покупок, мини-дел, звонков, вопросов для разговоров. Удобны тем, что можно легко удалить и выбросить отработанные шаги контекстного планирования.
  4. Программные решения. Любой виртуальный планировщик дел годится для выделения тематических блоков задач.

Наверное, больше не нужно пояснять, в чем заключается контекстное планирование. И так все понятно.

Есть, конечно, много специфических и доработанных решений. Различные таблицы, разлинованные ежедневники, доски контекстного планирования для командной работы. Но использовать данные готовые варианты не рекомендую. Почему? Потому что они созданы под конкретные задачи, нередко даже фирмы и несут в себе отголосок специализированных проектов.

Лучше начать контекстное планирование с простого ежедневника или нескольких бумажных блоков и уже постепенно адаптировать систему под себя. Это поможет понять, какой шаг и когда включается в технику контекстного планирования; сколько этих шагов действительно бывает и какой эффект дает этот оригинальный подход.

Источник: https://mn-zd.ru/planirovanie/kontekstnoe-planirovanie-novyj-vzglyad-na-plany/

Жизнь без надрыва: Принципы гибкого планирования

Как вмененщику использовать жестко-гибкое планирование в работе

Вика продолжительное время работала в очень крупной международной компании, но имея план в голове до 30 выйти замуж и родить детей, отказывалась от возможностей, связанных с переездом в другую страну или частыми командировками. Сейчас ей немного за 30 и она только нашла мужчину, с которым ей захотелось поставить штамп в паспорте, а о детях пока не задумываются оба. В итоге, релокейшен планирует ее нынешний муж.

До сих пор помню идиотские вопросы на встречах с HR-ами на четвертом курсе вуза: «Кем вы себя видите через 5, 10 лет?» Считалось, что это помогает определить уровень амбициозности потенциального кандидата.

Например, пять лет назад, я возглавляла отдел Digital marketing в одном из самых крутых коммуникационных агентств СНГ, ездила по миру, работала с российскими и украинскими компаниями, красилась в ярко-рыжий цвет, курила сигары.

Могла я тогда предположить, что моим планом станет запуск собственного бизнеса в сфере дизайна интерьера, двойное материнство, добровольный переезд в пригород, выращивание на собственной террасе помидоров, профессиональное занятие живописью и продажа собственных картин?

10 лет назад я занималась организацией автогонок на 402 метра, ходила в микропиджейских шортах с блестками, тусовалась в ночных клубах, пила виски. Предел моего долгосрочного планирования был поездкой на Формулу — 1 и организация еще более масштабных гонок.

Жесткое долгосрочное планирование похоже на шоры — мешает гибко реагировать на изменения собственной личности, ее потребностей и интересов. На тренингах по личностному росту и целеполаганию меня учили ставить долгосрочные цели и планировать мелкие ежедневные шаги по их достижению.

Как результат, я расстраивалась, что план не удавался или у меня не было на него сил, часто и желания: через некоторое время заниматься его воплощением. Все это мешало улавливать и пользоваться теми возможности, которые окружали меня «здесь и сейчас».

Любое долгосрочное планирование основывается на нашем текущем опыте и интересах, мы совершенно не берем в расчет будущие возможности. Ставя жестко цели наперед, мы ограничиваем себя в развитии, переменах, спонтанных поворотах, движении в новом направлении.

Психологи объясняют тягу к планированию страхом перед неизвестностью. Я до сих пор проверяю при помощи расчетов все крупные финансовые мероприятия, хотя ни разу расчеты и не оправдались, а планы удавалось осуществить, либо они переставали быть актуальными.

А ведь кроме внутреннего мира, меняется и внешний — новые технологии, специальности, возможность удаленной работы и заработка на тех вещах, которые нашим родителям в 90-е казались худшим из возможных будущих для их ребенка. Все это постоянно дает нам зацепки, открывает двери и окна в новые, лучшие и более интересные миры.

Франс Йоханссон, автор бизнес-бестселлеров «Поворотный момент» и «Эффект Медичи» говорит о том, что в независимости от сферы деятельности, правила игры в данной области не статичны, они могут и будут меняться. Отсюда и сложности с планированием наперед.

А сколько ресурса уходит на составление плана и следование ему насильно?

Директор бизнес-программ Microsoft Джи Ди Мейер в своей книге «Agile для себя: система личных достижений в работе и жизни» предлагает гибкий подход к планированию и организации жизни, который помогает правильно инвестировать свою энергию, время и силы на решение правильно поставленных задач. Постоянно пересматривать цели, оценивать результаты и корректировать пути их достижения. В своей системе «Динамичных результатов» Мейер предлагает научиться поспевать за переменами в себе и окружающем мире и научиться использовать их в своих целях.

Определите, каких результатов в каких сферах жизни вы хотите достичь

Для этого наметьте «Горячие точки» — самые актуальные сферы вашей жизни, открывающие новые возможности, и «болевые» точки, требующие вашего времени и сил. Это позволяет в любой момент видеть картину жизни целиком, важно давать им простые и короткие названия. Джи Ди делит их на три области:

— Жизнь («Интеллектуальное», «Телесное», «Эмоциональное», «Карьерное», «Финансовое»,  «Отношения», «Развлечения»);

— Работа (Дела, Проекты в работе, Накопившиеся вопросы);

— Личное (Дела, Проекты в работе, Накопившиеся вопросы).

Горячие точки взаимосвязаны, между ними необходимо соблюдать баланс: вкладываешь в «Карьеру» — могут просесть «Отношения». Благодаря наглядности это легко отслеживать и поддерживать нужный именно вам баланс, отталкиваясь от собственных приоритетов. Так можно найти время на давно забытые увлечения и сократить трату сил на то, что лично вам неважно.

Расставьте приоритеты

Руководствуйтесь «Правилом трех» — выделяйте только три основных цели, три результата, которых вы хотите достичь. Три достижения на день, три — на неделю, три — на месяц и три — на год. Все эти достижения должны быть взаимосвязаны: результаты дня должны работать на результаты недели, результаты недели — на результаты месяца, а результаты месяца — на результаты года в целом.

Составьте план, заточенный на результат

Для этого используйте правило: понедельнику — планы, каждому дню — результаты, пятнице — итоги. Каждая неделя начинается с нуля.

В понедельник определяйте три результата на предстоящую неделю, ежедневно — три результата, которые нужно достичь за этот день, а в пятницу — подведите итоги: какие три результата удалось достичь, а какие три еще требуют доработки. Делайте выводы.

Они пригодятся для планирования новой недели в следующий понедельник. При распределении времени приоритет отдавайте тому, что действительно важно в контексте ваших целей.

Преимущество системы «Динамичных результатов» в их гибкости — это не статичная, готовая схема, а система, которая помогает постепенно нащупать свой правильный курс.

Вы даже можете корректировать «Горячие точки» — их смысл и само наличие.

Система Мейера помогает не только по новому посмотреть на принцип планирования, но и действовать в направлении намеченных целей вместо бесконечного составления списка задач. Как?

1. Действуйте по принципу 80/20! Не тратьте 80% времени на раздумья, оставьте на аналитику лишь 20%, а в остальное время действуйте. Результат поможет вам скорректировать дальнейшие шаги.

2. Варьируйте свой подход к достижению результатов — пробуйте, экспериментируйте и отказывайтесь от того, что не работает. Не зацикливайтесь на результатах (ведь их не всегда или не сразу удается достичь), а рассматривайте их как обратную связь с вашими подходами. Вы не можете контролировать результат, но свой подход, свое отношение и методы достижения можете.

3. Постоянное обучение. Меняетесь вы, меняется мир, и учиться побеждать в новых реалиях нужно постоянно.

4. Энергия важнее времени. За один час, который вы проработаете в полную силу, вы успеете больше, чем за много часов в уставшем состоянии.

5. Концентрация превыше количества. Важно не переделать как можно больше дел, а сделать действительно важные дела — важные для поставленных вами целей.

Кроме того, исследования показывают, что получается именно там, где концентрируешься. Когда вы выделяете важное и концентрируетесь на этом вопросе, мозг «выносит» всю относящуюся к этому информацию на ваше рассмотрение.

Так вы видите больше возможностей и решений.

6. Установка на развитие против установки на предопределенность. Установка на развитие помогает преодолеть беспомощность предопределенности, быть более гибким и быстрее реагировать на изменения, лучше улавливать обратную связь и расти.

7. Результат превыше действий. Важно не как много вы делаете, а тот результат, который получаете в итоге. Определение нужного результата помогает нам сфокусировать усилия. Секрет успеха — в выполнении нужных шагов для достижения нужных результатов.

8. Сильные стороны важнее слабых. Вместо того чтобы тратить время на исправление недостатков, лучше используйте достоинства. Свои слабости компенсируйте сотрудничеством с теми, кто в этом силен.

9. Систематичность вместо действия по ситуации. Одно дело — достигать результатов от случая к случаю, и другое — сложить свой опыт в систему, на которую можно положиться, которую можно изучать и улучшать.

10. Польза превыше разгребания завалов. Вместо того чтобы просто решать накопившиеся задачи, сконцентрируйтесь на том, что действительно приносит пользу.

11. Поступательный подход к пользе. Пусть результаты образуют один непрекращающийся поток. Поддерживайте этот поток — это гораздо продуктивнее, чем ждать больших успехов в конце.

12. Четко отличайте «Действия» от «Справки». Всегда разделяйте эти категории в ваших планах — так удастся отличить реальные планы от «фонового шума».

13. Установите границы. Секрет эффективности — в том, чтобы затратить необходимое количество (времени, сил) на действительно нужные шаги.

14. Фиксированное время, гибкие задачи. Четко выделите время на еду, сон и спорт и то, что поддерживает ваше тело и дух. Свое расписание стройте вокруг этих жизненно важных точек.

На работе распределите время по типу задач: например, час на административную работу, два — на встречи и три — на работу над проектом.

И составляйте планы — то, что вам нужно сделать — исходя из этих временных отрезков, ни в коем случае не варьируя сами отрезки.

15. Ритм результатов. Шаг за шагом, капля за каплей, пусть ваши результаты создадут определенный ритм — ритм достижений за день, неделю, месяц, год. Позже этот ритм перейдет на уровень привычки, которая принесет ощущение настоящего достижения.

16. Варьируйте результаты. Пробуйте, экспериментируйте — и результат № 3, скорее всего, будет лучше, чем № 2, и точно лучше, чем № 1.

17. Лучше меньше, да лучше. Беритесь только за то, что можете «переварить», не гонитесь за количеством.

18. Лучшее — враг хорошего. Не позволяйте перфекционизму встать на вашем пути к достижению результатов.

Еще одна личная история от основательницы бренда OzeriankoBags Даши Озерянко. Оказалось, что Даша давно на практике использует эти принципы: «Все началось на последних классах финансового правового лицея. Я училась на юриста и поступила в красный корпус университета имени Шевченка.

Вся семья гордилась, я тоже, немножечко. Но на втором курсе я четко поняла, что это не мой путь и путь в никуда.

К тому времени я уже давно увлекалась рисованием, но навыков было недостаточно для поступления на живописный факультет НАОМА (Национальная академия изобразительного искусства и архитектуры), поэтому выбор пал на искусствоведческий факультет. Даже сложно описать удивление моих родителей.

Они же растили юриста. Отучившись пять лет и защитив диплом магистра искусствоведческих наук, я все же решила, что работа руками мне более по кайфу, нежели комментировать чужую работу.

И мое маленькое хобби по росписи кожи и созданию сумок превратилось в полноценный проект, который растет и развивается параллельно со мной. Нет ничего круче, чем создание продукта с нуля. От создания эскиза до подбора материалов и пошива готового изделия, которое потом живет своей жизнью у человека, разделившего твои ценности и создавшего вместе с тобой любовь».

Как человек творческий Даша скорее не планирует, а ставит себе ориентиры на год, без конкретных сроков, чтобы не давить себе на психику и не убивать мотивацию. Оставляет место для магии и непредсказуемых возможностей. Если все знать наперед, то становится немного скучно, разве не так? «Самое важное в моих целях — это скорая реализация.

От задуманного — до продукта у меня проходит не более 1 месяца. Это тот идеальный промежуток времени, когда ты загораешься идеей, горишь и воплощаешь. Не перегорев, видишь результат. Это кайф. Например, возрастные рамки в достижении жизненных целей я не ставлю вообще. Это кодировать себя на чужие ожидания. А я живу свою жизнь и кайфую. Ставлю большие цели и иду к ним в своем темпе.

Все должно быть гармонично и без надрыва!»

При подготовке использованы материалы с сайта «Стартапы и бизнес» vc.ru.

Источник: https://womo.ua/dolgosrochnoe-planirovanie-kak-ogranichivayushhiy-faktor/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.