Как правильно оформить и оплатить сотруднику проезд в отпуск на личном автомобиле

Особенности командировки на личном транспорте

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

• амортизация транспортного средства;
• затраты на ГСМ;
• текущее техническое обслуживание;
• возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

• реквизиты документа: название и номер;
• срок действия;
• данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
  1. фамилию, имя, отчество,
  2. паспортные данные;
• сведения об используемом транспортном средстве:
  1. государственный номер,
  2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

1. заполненного путевого листа;
2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
4. авансового отчета;
5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

1. реквизиты квитанции: серию, номер;
2. наименование перевозчика, его ИНН;
3. сумму проезда;
4. дату выдачи квитанции;
5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Источник: https://otdelkadrov.online/6787-kompensatsiya-rashodov-v-komandirovke-na-taksi-na-lichnom-transporte

Оплата проезда в отпуск в полиции

Одной из важных льгот, положенных сотрудникам полиции, является оплата проезда в отпуск за счёт казны.

Она имеет определённые ограничения, о которых мы и расскажем. Например, оплачивается только проезд в отпуск, но даже с ними это ценная возможность компенсировать значительную часть расходов – причём не только самого сотрудника, но и его семьи. Как всё оформлять, какие требуются документы, и на оплату каких именно расходов можно рассчитывать?

Данное право гарантируется 325 статьёй Трудового кодекса, очерчивающей круг лиц, которым оно даётся, а также рамки его распространения. Помимо этого, оно поддержано имеющейся на данный момент судебной практикой.

Наконец, для отдельных категорий граждан изданы также специальные законодательные акты, подробнее регулирующие это право для них.

В частности, применительно к полиции опираться следует на Приказ № 514 МВД РФ, в котором изложены все нюансы использования данного права к сотрудникам полиции и их родственникам.

Кто может претендовать на возмещение расходов?

• Трудящиеся на государственных предприятиях в условиях Севера и приравненных к нему территорий.
• Обучающиеся в заведениях среднего профессионального образования с государственной аккредитацией.
• Пенсионеры со стажем работников Севера – они имеют право на оплату проезда раз в три года.
• Сотрудники МВД, а также военные-контрактники.

Нас же интересует именно оплата проезда в отпуск для полиции. Для полицейских, как и для остальных категорий, кроме выделенной, оплата проезда осуществляется на ежегодной основе.

Помимо самих сотрудников правоохранительных органов, оплата положена также и членам их семей, не имеющим собственной работы.

Следует выделить, в каких случаях на оплату проезда рассчитывать будет нельзя:

• Если указано несколько мест отдыха. Чтобы была сделана оплата, необходим чёткий маршрут с одним конечным пунктом. К примеру: Архангельск – Анапа. Но если планируется отдохнуть последовательно в нескольких местах, оплата будет произведена лишь до первого из них.
• Если отдых будет проведён за рубежом – здесь всё понятно, из государственного бюджета поощряется лишь отдых на территории России. Таким образом оказывается поддержка отечественной туристической отрасли, к тому же это просто дешевле, и слишком накладно оплачивать сотрудникам полиции билеты в Испанию, или вообще в Таиланд – учитывая, что расходы на поездку могут составить значительную долю всех расходов.
• Нельзя рассчитывать на оплату и трудоустроенным супругам и детям полицейского, достигшим совершеннолетия детям, а также супругам, уже получающим пенсию.

Возмещение расходов

Его порядок будет следующим:

• подаётся рапорт с сопровождающими документами;
• проводится его утверждение сначала в отделе кадров, а затем и руководителем подразделения;
• бухгалтерия оплачивает предварительно рассчитанную стоимость проезда;
• после возвращения из отпуска сотрудник предоставляет документы для подтверждения своих расходов;
• проводится окончательный расчёт стоимости, после чего или ему доплачивается недостающая сумма, или он возвращает неизрасходованную часть аванса.

Подача рапорта

•  Не позже чем за три дня до начала отпуска необходимо будет подать заявление на отпуск с оплатой проезда (рапорт), в котором должны содержаться следующие сведения:
• орган, в который подаётся рапорт;
• ФИО и должность сотрудника;
• дата отъезда;
• длительность отпуска;
• вид отдыха;
• место отдыха и как планируется до него добираться;
• число и подпись с расшифровкой.

На рапорт должна быть поставлена отметка сотрудника отдела кадров о том, что отпуск взят в соответствии с графиком, после чего его утверждает начальник и проводятся необходимые расчёты исходя из места назначения и вида транспорта, которым сотрудник будет до него добираться.

Документы о расходах, связанных с проездом

Список документов, необходимых для подтверждения понесённых расходов, будет зависеть от использованного транспорта:

• Если это личный транспорт, то прилагаются копии прав и техпаспорта, чеков за топливо, справка о нахождении по месту назначения.
• Если поезд, то нужен отчёт по оплаченной авансом стоимости и билеты.
• Если самолёт – посадочные талоны и билеты, а также платёжные документы для подтверждения перелёта.

Подробнее обо всех документах, требующихся в том или ином случае, можно прочитать непосредственно в Приказе № 514.

Документы о составе семьи

К рапорту должны прилагаться документы о составе семьи отправляющегося на отдых полицейского. В этом качестве могут фигурировать в первую очередь копии свидетельств о браке и рождении детей, но обычно в отделе кадров просто берётся справка о составе семьи.

Как и в каком размере оплачиваются расходы?

Компенсация делается перед отпуском, но её размер на данном этапе будет примерным, поскольку точные затраты ещё могут быть не определены.

После того, как сотрудник завершит отдых и вновь окажется на своём рабочем месте, он представит все требующиеся бумаги, после обработки которых будет сделан окончательный подсчёт затраченной суммы, и смотря по тому, в какую сторону она отличается от рассчитанной заранее, либо работнику полагается доплата, либо он возвращает часть авансового платежа.

Отдельная тема – учёт и оплата расходов при поездке на личном транспорте. Обычно также выплачивается аванс, а при его расчёте используется самый краткий маршрут к указанной точке назначения, исходя из которого и считается расходуемое топлива.

После возращения сотрудника с документами может быть выполнено уточнение расходов на основании чеков с АЗС.

Если они не будут представлены, то компенсацию в полном размере получить не удастся – а расходы именно при использовании личного транспорта практически всегда оказываются выше, чем расчётные, по которым выдаётся аванс, поскольку помимо кратчайшего расстояния для расчётов применяется минимальный показатель расхода топлива для модели машины, на которой осуществляется передвижение. Также отметим следующее: если для поездки арендован автомобиль, тоже можно рассчитывать на компенсацию стоимости топлива, однако сама цена аренды оплачена не будет.

Выделим все расходы, которые должны быть оплачены помимо непосредственно билетов и топлива. Делаются выплаты за:

• пользование в дороге постельными принадлежностями;
• услуги, включаемые в стоимость плацкарта;
• использование вагонов повышенной комфортности;
• страхование;
• дополнительные сборы.

Все расходы оплачиваются лишь в рамках наиболее короткого маршрута (может быть выбран более длинный, если он является беспересадочным в отличие от самого короткого). При отклонении от него оплата не будет повышена.

Оплата осуществляется по категориям, для начальствующего состава:

1. высшего;
2. старшего;
3. среднего и ниже, а также рядового.

 При использовании воздушного транспорта высшему составу полагаются билеты бизнес-класса, всем остальным – экономкласса.

При использовании поездов высший состав получает право на перемещение в двухместном купе мягкого вагона, старший и остальные – в четырёхместном купейного вагона.

Если используется морской транспорт, то всё просто – в зависимости от категории поездка будет осуществляться в каюте первого, второго или третьего класса, речного транспорта – в каюте «люкс», первого и второго класса соответственно. Если применяется автотранспорт, то различий не делается.

Оплата проезда членам семьи умершего сотрудника

Уже упоминавшийся Приказ № 514, а точнее, его пункт 22 устанавливает, что оплата проезда в отпуск должна выполняться также для членов семьи и родителей умершего сотрудника.

Документы, которые необходимо представить для получения компенсации:

• паспорта для подтверждения родственной связи;
• путёвки;
• документы, с помощью которых можно подтвердить, что проезд к месту проведения отдыха состоялся;
• документы, подтверждающие, что расходы на него были понесены.

Образцы документов

Рапорт на отпуск в МВД

Источник: http://ZnatokTruda.ru/otpusk/oplata-proezda-mvd/

Оформляем северянам оплату проезда в отпуск

Не прочитано

Документооборот / Образцы и комментарии

Горячие вопросы:

Как установить правила компенсации расходов на оплату проезда к месту отпуска?

Можно ли ежегодно оплачивать проезд работникам только одного из филиалов?

Какие документы должен представить работник, чтобы ему оплатили проезд?

Положена ли сотрудникам компенсация проезда, если наша организация является федеральным бюджетным учреждением?

Когда нужно оплачивать проезд детям работников бюджетных организаций?

Как установить правила компенсации расходов на оплату проезда к месту отпуска?

В нашем акционерном обществе не установлен порядок компенсации расходов. Мы хотим разработать отдельный локальный акт. Какие положения нужно в него включить?

Работодатели, которые не относятся к бюджетной сфере, могут самостоятельно определять правила возмещения стоимости проезда сотрудников к месту отпуска и обратно в коллективном договоре, локальном нормативном акте или в трудовых договорах с работниками (ч. восьмая ст. 325 ТК РФ).

 

При разработке локального акта нужно учесть, что размер, условия и порядок компенсации должны устанавливаться с учетом ее целевого назначения – обеспечить выезд сотрудника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны.

Поэтому нельзя занижать размер компенсации1 , например, установив ограничение по оплате стоимости проезда до места использования отпуска и обратно2 , или выплачивать компенсацию расходов в процентном отношении от сумм, которые работник потратил на дорогу3.

При составлении локального акта обязательно включите в него положения о периодичности выплат, установите момент возникновения права на компенсацию, перечислите расходы, которые будете возмещать, а также категории билетов в зависимости от вида транспорта.

Опишите порядок возмещения расходов, если работник приобрел билеты высокой категории.

Определите, выплачивается ли компенсация до поездки и как возмещается стоимость проезда до границы Российской Федерации в тех случаях, когда работники проводят отпуск за ее пределами (образец ниже).

Можно ли ежегодно оплачивать проезд работникам только одного из филиалов?

В нашей организации есть подразделения на Севере. Мы разрабатываем коллективный договор для заполярного филиала. В качестве мотивации сотрудников хотим ежегодно компенсировать им проезд в отпуск. Имеем ли мы право прописать повышенные гарантии работникам только одного филиала?

Да, имеете. Коллективный договор может заключаться как в организации в целом, так и в одном из ее филиалов ( ч. четвертая ст. 40 ТК РФ ). Работодатель имеет право предоставлять своим работникам повышенные гарантии ( ч. третья ст. 41 ТК РФ ).

Жители Заполярья трудятся в особых климатических условиях, поэтому установление дополнительных гарантий только для них не будет дискриминацией по отношению к работникам из других регионов.

Включая положение о компенсациях в коллективный договор, напишите, что эта гарантия предоставляется ежегодно с учетом финансово-экономического положения работодателя.

Документы в тему

ДокументПоможет вам

Статья 325 ТК РФ	Установить размер, условия и порядок компенсации работникам расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно
Закон РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (далее – Закон № 4520-1)	Определить, какие льготы нужно предоставить северянам
Постановление Конституционного Cуда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-П	Убедиться, что все работодатели должны оплачивать проезд северян к месту отпуска и обратно в пределах России
Правила компенсации расходов, утвержденные постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 (далее – Правила компенсации расходов)	Выяснить, в каком порядке нужно возмещать расходы на проезд в отпуск работникам бюджетных организаций
Письмо Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61	Уточнить, как работник может подтвердить расходы на покупку электронного билета

Какие документы должен представить работник, чтобы ему оплатили проезд?

Мы недавно открыли подразделение на Крайнем Севере. Подскажите, пожалуйста, какими документами работники могут подтвердить расходы на проезд и оплату багажа.

Для того чтобы работнику возместили его расходы, он должен подать заявление (образец ниже) и приложить к нему билеты, посадочные талоны, чеки или квитанции.

В ряде случаев, например, когда сотрудник ездил за пределы России, он может представить справку транспортной организации о стоимости проезда до границы. Оплату багажа работник может подтвердить квитанцией.

Все эти документы нужны работодателю, чтобы включить выплаченную компенсацию в состав расходов на оплату труда ( п. 7 ст. 255 НК РФ ) и подтвердить затраты ( п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Если работник для поездки приобрел электронный билет и у него нет чека, то документами, подтверждающими расходы, в таком случае будет сам электронный билет4 (маршрут/квитанция) в бумажном виде и посадочный талон, доказывающий, что работник летел по указанному в авиабилете маршруту.

В случае если сотрудник потерял посадочный талон, он может подтвердить факт перелета справкой, которую нужно получить у авиаперевозчика или его представителя5. Как правило, такие документы выдаются по заявлению пассажира в течение месяца. Возмещать работнику стоимость справки работодатель не обязан.

Источник: https://e.kdelo.ru/311449