Как отразить в бухучете реализацию сотруднику ранее выданной ему спецодежды

Учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете в 2017 году

Эта статья поможет вам лучше понять, когда и какие документы применять при учете спецодежды, в чем особенности учета. В 2017 году учет спецодежды регулируют Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда № 997н.

Среди требований охраны труда — обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ).

Это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения, в том числе — специальная одежда и специальная обувь.

 Причем применению подлежат лишь СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия (ст. 209, ст. 212, ст. 221 ТК РФ; ст. 24, ст. 25 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя (ст. 219 ТК РФ). 

Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).

В соответствии с пунктом 9 Межотраслевых правил при заключении трудового договора работодатель должен ознакомить работников с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ.

Причем с 28 мая 2015 года  для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности надлежит руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень СИЗ, положенных работнику, приводится в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н).

В то же время отсутствие спецоценки (или результатов аттестации рабочих мест) не снимает с работодателя обязанностей по охране труда работников.

 Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты повлечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Остановимся на вопросах учета спецодежды.

Учет спецодежды: документальное оформление

Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи спецодежды, форма которой приведена в Межотраслевых правилах.

Однако личная карточка не может считаться первичным учетным документом, поскольку не предусматривает подпись лица, осуществившего выдачу СИЗ.

Для документирования операций с СИЗ целесообразно использовать унифицированные формы (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а):

• № МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»;
• № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Особенности бухгалтерского и налогового учета спецодежды

Порядок бухгалтерского учета спецодежды установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н.

В соответствии с этим нормативным документом стоимость спецодежды списывается при передаче в эксплуатацию линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах.

Впрочем, спецодежду, срок эксплуатации не превышает 12 месяцев, разрешено списывать единовременно (п. 21, п. 26 Методических указаний). Аналогичный порядок можно применять в налоговом учете (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Спецодежда предназначена для использования работником при выполнении трудовой функции. В нерабочее время она ношению не подлежит и должна храниться в санитарно-бытовых помещениях работодателя. 

Как вести учет спецодежды на практике — иллюстрирует пример.

Учет спецодежды: проводки, пример

В январе 2015 года работодатель приобрел и выдал работнику, осуществляющему обслуживание производств:

• куртку для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий на утепляющей прокладке со сроком носки 1,5 года (18 мес.) стоимостью 9000 руб.;
• меховые рукавицы со сроком носки 2 года (24 мес.) стоимостью 360 руб.;
• резиновые перчатки при норме выдачи на год «до износа» стоимостью 40 руб.

Стоимость куртки и рукавиц бухгалтер будет списывать постепенно в течение срока эксплуатации — ежемесячно в сумме 500 руб. (9000 руб.: 18 мес.) и 15 руб. (360 руб.: 24 мес.) соответственно. Стоимость перчаток списывается единовременно.

В апреле выяснилось, что рукавицы работник потерял. А куртку он сдал на сезонное хранение. В этой ситуации бухгалтер произведет записи (расчеты по НДС опускаем):

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»    КРЕДИТ 60 

• 9400 руб. (9000 + 360 + 40) – приобретена спецодежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»    КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

• 9400 руб. – выдана работнику спецодежда;

ДЕБЕТ 25    КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 40 руб. – списана стоимость перчаток;

ДЕБЕТ 25    КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 2060 руб. ((500 + 15) руб./мес. х 4 мес.) – частично списана стоимость куртки и рукавиц (за январь-апрель);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»    КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 7000 руб. (9000 руб. – 500 руб./мес. х 4 мес.) – сдана на хранение куртка (в апреле);

ДЕБЕТ 94    КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 300 руб. (360 руб. — 15 руб./мес. х 4 мес.) – выявлена недостача рукавиц (в апреле);

ДЕБЕТ 73    КРЕДИТ 94

• 300 руб. – недостача списана на работника (основание — п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Вопреки мнению Минфина России, представленному в письме от 12.05.2003 N 16-00-14/159, в составе основных средств спецодежда учитываться не может.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/418

Списание спецодежды в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

По закону все организации в обязательном порядке должны предоставлять своим работникам спецодежду, так как она необходима для защиты от нежелательного воздействия окружающей среды при выполнении обязанностей.

Учет спецодежды в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 производится в соответствии с приказом Министерства Труда № 997н. В данной пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим весь процесс списания спецодежды в 1С с разными сроками полезного использования в связи с тем, что нормы учета для них различаются.

Покупка спецодежды

Прежде всего, вы должны отразить в программе покупку самой спецодежды. Для этого перейдите в раздел «Покупки» и создайте новый документ «Поступление (акты, накладные)».

Заполните шапку документа, указав стандартные реквизиты поставщика, вашу организации и то, где будут числиться покупаемые товары.

В нашем случае организация приобретает резиновые сапоги, халат х/б синий и перчатки х/б. Как вы можете заметить, что на рисунке выше у всех номенклатурных позиций проставлен счет учета 10.10. 1С 8.3 заполнила его автоматически.

Если у вас этого не произошло, перейдите в карточку соответствующей номенклатурной позиции и убедитесь в том, чтобы в качестве вида номенклатуры была установлена «Спецодежда».

Так же проверим правила определения счетов учета покупаемых нами резиновых сапог. Приоритетным для нее является счет 10.10.

Больше ничего в данном документе мы заполнять не будем. Теперь его можно провести и проверить правильность формирования движений.

Передача в эксплуатацию

После отражения в 1С 8.3 факта поступления спецодежды, она стала числиться на основном складе счет 10.10. Теперь можно произвести её выдачу непосредственно сотрудникам организации. Для этого служит документ «Передача материалов в эксплуатацию». Создать его можно на основании только что созданного нами поступления спецодежды.

1С Бухгалтерия автоматически заполнила все возможные поля, но предположим, что мы хотим передать в эксплуатацию лишь резиновые сапоги в количестве 10 штук. В табличной части укажем физ. лицо – Абрамова Геннадия Сергеевича. Именно за ним теперь будут числиться резиновые сапоги.

Обратите особое внимание на заполнение графы «Назначение использования», которая отмечена на изображении выше. В нее помещается элемент специального справочника, в котором указывается порядок погашения стоимости спецодежды и спецоснастки.

Данный справочник вы можете заполнить самостоятельно. В рамках нашего примера был выбран линейный способ погашения стоимости. Отражать расходы мы собираемся на 25 счете.

Предположим, что срок полезного использования для резиновых сапог в данном примере назначения будет составлять 11 месяцев. В соответствии с законодательством такую спецодежду можно списать сразу, если данный срок не превышает 12 месяцев.

После внесения всех данных документ можно провести.

Списание спецодежды

На основании передачи материалов в эксплуатацию можно списать эту спецодежду.

Документ заполнился автоматически, и нам осталось только изменить количество списываемых резиновых сапог.

После проведения документа в проводках можно убедиться в том, что все сапоги в количестве 10 штук были списаны со счета МЦ.02.

Возврат из эксплуатации

Иногда на практике встречаются такие случаи, когда спецодежду нужно вернуть из эксплуатации. Причин такому явлению может быть много, например, увольнение, больничный, командировка или перевод сотрудника.

Документ возврата их эксплуатации можно создать на основании передачи материалов в эксплуатацию.

После проведения документа мы видим, что со счета МЦ.02 списана одна пара стоимостью 150 рублей. Счет учета сапог изменился с 10.11.1 (в эксплуатации) на 10.10 (на складе).

Погашение стоимости

Внесем в ранее введенную передачу спецодежды в эксплуатацию еще одну позицию – «Халат х/б синий» в количестве 5 штук. В назначении использования халата укажем, что срок его полезного использования будет составлять 18 месяцев, то есть полтора года.

Погашение стоимости халата будет производиться при закрытии месяца. В рамках нашего примера все документы были проведены от сентября 2017 года. В связи с этим нужная нам операция по погашению стоимости халата будет произведена уже при закрытии октября 2017 года. Аналогичная схема применяется и при амортизации основных средств.

Рассмотрим проводки, которые создала операция погашения стоимости спецодежды и спецоснастки в октябре 2017 года. Как показано на рисунке ниже для халата было произведено списание на сумму 97,22 рублей. На эту сумму в течение 18 месяцев будет производиться погашение стоимости данной позиции.

В соответствии с указанными данными в назначении использования расчет получился следующим:

• 5 (количество халатов) * 350 (цена одного халата) / 18 (срок полезного использования) = 97,22 рублей.

Отчетность

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.11.1 за октябрь 2017 года. Обратите внимание, что для уточнения наличия спецодежды и спецоснастки на складе нужно использовать счет 10.10.

На приведенном ниже рисунке мы видим не только какая сумма была по халату в конце и начале октября, но и погашенные 97,22 рублей.

Источник: https://1s83.info/obuchenie/1s-buhgalteriya/uchet-spetsodezhdyi-v-1s.html

Выдача спецодежды работникам

Источник: журнал «Главбух»

Порядок выдачи спецодежды следует закрепить во внутренних документах организации, например в коллективном и (или) трудовом договоре или Правилах трудового распорядка. При этом нужно установить:

• перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда (загрязнением);
• нормы выдачи спецодежды по каждой должности;
• срок носки, по истечении которого сотруднику должен быть выдан новый комплект спецодежды.

Организация должна приобретать спецодежду за счет собственных средств и выдавать ее сотрудникам бесплатно (ч. 3 ст. 221 ТК РФ). В некоторых случаях спецодежду можно приобрести за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подробнее об этом – в главе 5 книги).

Спецодежда и другие средства индивидуальной защиты (например, комбинезоны, каски, сапоги, противогазы и т. д.) должны быть сертифицированы Поэтому, приобретая спецодежду, нужно убедиться в наличии сертификатов соответствия.

Выдавать сотрудникам несертифицированные средства индивидуальной защиты нельзя.

Такой порядок основан на положениях части 6 статьи 215, части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункта 8 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Спецодежду сотрудники должны носить только в рабочее время. По окончании работы сотрудники не вправе выносить ее за пределы организации.

Исключение предусмотрено для отдельных случаев, когда по условиям работы указанный порядок не может быть соблюден (например, на лесозаготовках), тогда спецодежда может оставаться в нерабочее время у сотрудника.

Об этом сказано в пункте 27 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Для хранения спецодежды должны быть оборудованы специальные помещения (гардеробные) (п. 30, 31 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Зимнюю спецодежду нужно выдавать с наступлением холодов. После того как потеплеет, она сдается на хранение до следующего сезона. При этом в нормативные сроки носки сезонной одежды включено время ее хранения (п. 21 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Поскольку право собственности на спецодежду остается за организацией, сотрудник обязан вернуть ее:

• при увольнении;
• при переводе на другую работу, для которой использование выданной ему спецодежды не предусмотрено.

Об этом сказано в пункте 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Если сотрудник не вернет спецодежду, ее стоимость можно удержать из его зарплаты. Так же можно поступить и в том случае, если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду.

https://www.youtube.com/watch?v=n1rkL-mJPys

По истечении срока носки старую спецодежду можно списать. Сотруднику при этом выдается новый комплект. Однако если старая спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, то после чистки (стирки, ремонта и т. д.

) ее можно вновь выдать сотрудникам. Такой порядок следует из пункта 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. Срок носки такой спецодежды не регламентируется.

Его может определить служба охраны труда.

Будьте внимательны: за нарушение правил выдачи спецодежды сотрудникам организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 5.27 КоАП РФ). Причем с 2015 года штрафы вырастут:

• для должностных лиц и предпринимателей – от 20 000 до 30 000 руб.;
• для компаний – от 130 000 до 150 000 руб.

В случае повторного нарушения наказание ужесточится:

• для должностных лиц – штраф от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для предпринимателей – штраф от 30 000 до 40 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для компаний – штраф от 100 000 до 200 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Такие санкции предусмотрены новой статьей 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Бухгалтерский учет

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

В зависимости от нормативного срока носки спецодежды организация может:

• учитывать ее в составе материалов или в составе основных средств;
• списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.

Выбранный вариант закрепите в учетной политике организации для целей бухучета. Добавим, что на практике спецодежду в составе основных средств учитывают очень редко. Поэтому мы данный вариант не будем рассматривать.

Спецодежду, учтенную в составе материалов, отражайте на счете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и счете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе»

– выдана спецодежда в пользование сотрудникам.

Выдача спецодежды, учтенной в составе материалов, оформляется:

• требованием-накладной по форме № М-11 ;
• лимитно-заборной картой по форме № М-8 ;
• накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 ;
• ведомостью учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7 ;
• документом, составленным в свободной форме.

Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44…) КРЕДИТ 10-11

– списана стоимость спецодежды.

Если стоимость спецодежды списывается единовременно, то эту проводку делайте один раз.

Если стоимость спецодежды списывается равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования (п.

21 и 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику (п.

При единовременном списании стоимости спецодежды организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации.

В случае обнаружения недостачи спецодежды, которая списана с баланса, необходимо взыскать ущерб с виновного лица.

Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации»

– возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).

Эту проводку делайте только в том случае, если стоимость спецодежды списывается равномерно. Если стоимость спецодежды была списана единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражается.

https://www.youtube.com/watch?v=P3MeZFwmwP4

При списании спецодежды по истечении срока носки составьте акт (образец ниже). Унифицированной формы акта на списание спецодежды, учтенной в составе материалов, не установлено. Поэтому разработайте его самостоятельно.

А как отразить в бухучете стоимость спецодежды, которую не успели полностью списать в расходы из-за увольнения сотрудника? Человек вернул спецодежду на склад. Если вещи полностью изношены – спишите единовременно. Если нет – приостановите списание до момента выдачи спецодежды новому сотруднику.

Если же инвентаризационная комиссия установит, что спецодежда, возвращенная сотрудником, изношена и непригодна для дальнейшего использования, стоимость, не учтенную в расходах на момент увольнения, можно единовременно списать на счет 94. И если виновные лица не будут установлены – списать на прочие расходы (счет 91-2).

Скажем несколько слов и о реализации спецодежды сотруднику. Доходы и расходы, связанные со списанием с баланса спецодежды, отражайте в бухучете в отчетном периоде, к которому они относятся. Об этом сказано в пункте 33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Выручку от продажи сотруднику спецодежды отражайте в бухучете в сумме, указанной сторонами в договоре купли-продажи (п. 32 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).

Если спецодежда учитывается в составе материалов, то реализацию спецодежды сотруднику отразите по кредиту счета 91 субсчет «Прочие доходы» в корреспонденции со счетом 73 (Инструкция к плану счетов). При этом остаточную стоимость спецодежды спишите в дебет счета 91 субсчет «Прочие расходы».

Реализацию спецодежды отразите проводками:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

– отражена выручка от реализации спецодежды;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации»

– списана остаточная стоимость спецодежды;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– начислен НДС с реализации спецодежды;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– внесены деньги в кассу сотрудником.

Если выкупленная стоимость спецодежды удерживается из зарплаты сотрудника, то сделайте проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

– удержана из зарплаты сотрудника стоимость спецодежды.

Теперь – о выбытии спецодежды по причине физического износа. В бухучете надо списать стоимость имущества (п. 30 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).

При этом определить непригодность спецодежды и принять решение о ее списании должна инвентаризационная комиссия (п. 34 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).

Расходы, связанные со списанием с баланса спецодежды, отражайте в бухучете в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) в том отчетном периоде, к которому они относятся. Проводки такие:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации»

– списана спецодежда с учета по остаточной стоимости;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

Такой порядок установлен пунктом 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Налоги и взносы

Поскольку при получении специальной одежды (в том числе при ее одноразовом использовании) у сотрудников не возникает никаких доходов, ее стоимость не учитывайте при расчете:

• НДФЛ (ст. 207 НК РФ);
• взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
• взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Расходы на приобретение спецодежды, выданной по типовым отраслевым нормам, учтите при расчете налога на прибыль Спецодежда с нормативным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. При расчете налога на прибыль ее стоимость списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Расходы на приобретение спецодежды, которая не признается амортизируемым имуществом, можно учесть в составе материальных затрат (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если организация применяет метод начисления, налоговую базу уменьшайте по мере выдачи спецодежды сотрудникам (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Если организация применяет кассовый метод, налоговую базу уменьшите после выдачи спецодежды сотрудникам и ее оплаты поставщику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/47887-vydacha-specodezhdy-rabotnikam.html