Как оформить в бухучете покупку товаров без документов

Приобретение товаров в 1С Бухгалтерия 8. урок

Для отражения в программе фактов поступления товаров предназначен документ «Поступление товаров и услуг«.

Его назначение более широкое: данным документом в программе оформляется поступление любых товарно-материальных ценностей и услуг, но в данной статье я хочу рассмотреть только поступление товаров.

Несмотря на кажущуюся простоту этого документа необходимо знать и учитывать некоторые нюансы. Эти на первый взгляд мелочи, если о них забыть, могут привести к ошибкам в учете. На них я хочу обратить Ваше внимание в этой статье.

Ввод документа «Поступление товаров и услуг»

Для того, чтобы ввести поступление нового товара, необходимо выбрать раздел учета «Покупки и продажи», а затем в панели навигации щелкнуть на ссылку «Поступление товаров и услуг».

Откроется список документов «Поступление товаров и услуг», уже введенных в базу данных. Для ввода нового документа воспользуемся кнопкой «Добавить».

В открывшейся форме ввода нового документа некоторые поля подчеркнуты красным пунктиром. Это реквизиты, обязательные для заполнения, без них документ не запишется.

Реквизит «Организация» должен быть заполнен обязательно. Если установлена организация по умолчанию, то при вводе нового документа в реквизит автоматически подставится именно она. Если в системе ведется учет по нескольким организациям, и поступление ТМЦ оформляется не на основную организацию, то пользователю необходимо выбрать ее вручную.

Реквизит «Склад» не обязателен для заполнения, если в параметрах учета не стоит флажок, что учет ведется по складам.

От заполнения реквизита «склад»  в бухгалтерских проводках поступления на счете учета ТМЦ  зависит третье субконто (в нашем случае это счет 41).

 В реквизите «Контрагент» выбираем организацию-продавца из справочника «Контрагенты». Контрагента и договор можно ввести заранее, а можно это сделать прямо при вводе документа поступления.

На что следует обратить внимание при вводе договора контрагента

Если Вы вводите договор непосредственно из справочника «Контрагенты» (а не из документа поступления), то есть риск, что Вы неправильно заполните реквизит «вид договора», и впоследствии при выборе этого контрагента в документе система «не увидит» ранее введенный договор. При вводе нового договора из документа система «поймет», откуда вводится договор, и автоматически подставит нужное значение.

Вид договора для документа «Поступление товаров и услуг» должен быть «с поставщиком».

Реквизит «Зачет аванса» можно выбрать из перечня: «автоматически», «по документу» или «Не зачитывать». По умолчанию подставится значение «автоматически».

Зачет аванса поставщику

Для автоматического зачета авансов должен быть  настроен счет учета авансов с поставщиком. Для этого существует регистр сведений «Счета расчетов с контрагентами«. По умолчанию для учета авансов, выданных поставщикам настроен счет 60.02.

Именно он будет автоматически подставляться в платежные поручения, которыми перечисляется аванс поставщику, а также отражаться на закладке «Счета расчетов» документа поступления.

При автоматическом зачете аванса программа анализирует наличие предоплаты поставщику и в случае остатка по счету 60.02 по этому поставщику и договору формирует проводку по зачету аванса.

Список приобретаемых товаров мы вводим в таблицу «Товары».

Кнопка «Подбор» открывает форму подбора номенклатуры из справочника «Номенклатура» и позволяет упростить процедуру заполнения табличной части документа.

В форме подбора предусмотрен поиск по справочнику «Номенклатура», а также запрос цены и количества при подборе товара из справочника.

После выбора всех позиций кнопкой «Перенести в документ» все подобранные позиции (отображенные в нижней части формы) автоматически переносятся в табличную часть документа.

Ставка НДС автоматически заполняется из справочника «Номенклатура». Цена в графе «Цена» не включает НДС. Подробно о том, как оформить поступление без НДС, я рассказала здесь.

Хочу обратить внимание на то, откуда берутся счета учета номенклатуры и счета учета «входного» НДС в документе.

В табличной части документа есть обязательные реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС». Их можно ввести вручную, но можно заполнять автоматически, если настроить регистр сведений «Счета учета номенклатуры«.

Подробно в этой статье я рассматривать его не буду, опишу в одной из следующих статей.

Управление ценой, валютой и налогами в документе

Теперь обратим внимание на ссылку, которая в данный момент выглядит как «Цена не включает НДС». Она открывает форму «Цена и валюта«, где можно управлять порядком заполнения цен в документе, валютой документа и порядком учета НДС в документе.

 Тип цен определяется автоматически, если он указан в договоре контрагента.

Установленный флажок «Цена включает НДС» позволяет вводить в графу «Цена» цену с учетом НДС, а не накручивать сверху, как это было в нашем документе в первоначальном варианте. Это будет удобно, если так указано во входящем документе поставщика.

Изменение валюты возможно, если в договоре с контрагентом указана валюта, отличная от рубля. Это позволит задать курс документа и пересчитать цены в заданной валюте.

Проводки без установленного флажка содержат запись по дебету счета 19.03:

Проводки с установленным флажком «НДС включать в стоимость»:

Проводка по дебету счета 19.03 не формируется, зато сумма по проводкам дебет 41.01, кредит 60.01 увеличивается на сумму НДС.

Регистрация счета-фактуры поставщика

В нижней части формы документа находятся реквизиты для ввода номера и даты входящего счета-фактуры. Рядом с ними кнопка «Зарегистрировать счет-фактуру». Для целей учета НДС необходимо это сделать.

При нажатии на кнопку в систему вводится документ «Счет-фактура полученный» с необходимыми данными, взятыми из нашего поступления. Если счет-фактура введен в систему, то в нижней части формы документа поступления появляется ссылка, при щелчке на которую можно открыть этот документ:

В заключение хочу обратить внимание на закладку «Дополнительно».

Она предназначена для хранения реквизитов «Входящий номер» и «входящая дата», т.е. именно здесь должны указываться реквизиты входящей накладной поставщика. Дату и номер нашего документа заменять реквизитами документа поставщика не нужно!

В случае, когда грузоотправитель или грузополучатель отличаются от контрагента и нашей организации, в соответствующих реквизитах на закладке «Дополнительно» выбираются контрагенты, являющиеся грузоотправителем и грузополучателем.

Итак, я рассмотрела все важные моменты ввода документа «Поступление товаров и услуг».

Следите за обновлениями сайта «Уроки 1С для начинающих и практикующих бухгалтеров»

урок:

Источник: http://uroki1c.ru/%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%82%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%80%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-1%D1%81-%D0%B1%D1%83%D1%85%D0%B3%D0%B0%D0%BB%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%8F-8/

Поступление товаров и услуг в 1С 8.3 — проводки с примерами

Поступление товаров и услуг в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) производится одноименным документом (в последних версиях программы он называется «Поступление (акты, накладные)». В этой пошаговой инструкции я дам последовательную инструкцию по отражению покупки услуг и товаров, а также рассмотрю проводки, которые делает документ.

Приход товара в 1С

В интерфейсе программы 1С 8.3 данный документ находится на вкладке «Покупки», пункт «Поступление (акты, накладные)»:

После этого мы попадаем в список документов, которые были когда-либо введены. Для создания нового поступления необходимо нажать на кнопку «Поступление», где появится меню выбора нужного вида операции:

Где:

• Товары (накладная) — создается документ только на товары со счетом учета  — 41.01;
• Услуги (акт) — отражение только услуг;
• Товары, услуги, комиссия — универсальный вид операции, позволяющий отражать комиссионную торговлю и поступление возвратной тары;
• Материалы в переработку — специальный вид операции для учета давальческой схемы, в проводках такое поступление отразится на забалансовых счетах;
• Оборудование и Объекты строительства — для отражения поступления основных средств по счетам 08.03 и 08.04;
• Услуги лизинга — формирует проводки по счету 76.

Рассмотрим подробно поступления товаров и услуг.

Поступление товара в 1С Бухгалтерия 8.3

Для оформления покупки товара в программе 1С нужно ввести документ с видом «Товары». В шапке документа необходимо указать организацию-получателя номенклатуры, склад для приемки, контрагента-продавца и его договор:

Ниже, в табличной части, заносится информация о позициях номенклатуры:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Какой товар был куплен, в каком количестве, по какой цене и с какой ставкой НДС (если ваша компания является плательщиком НДС). Счета учета могут присутствовать в табличной части, а могут и нет. Это зависит от настроек программы. В проводках товар обычно приходуется на счет 41.01.

На этом заполнение документа окончено.

Если поставщик предоставил вам счет-фактуру, её необходимо отразить в программе. Делается это путем заполнения полей «номер» и «дата» в нижней части документа:

После нажатия на кнопку «Зарегистрировать» 1С сама создаст новый документ «Счет фактура полученный». Этот документ делает проводки по НДС (например, 68.02 — 19.03) и формирует запись в книге покупок.

Посмотрим проводки созданного 1С с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Сделать это можно с помощью нажатия кнопки Дебет- кредит — :

Как видно, документ сформировал две проводки:

• Дебет 41.01 Кредит 60.01 — поступление товара и начисление долга перед поставщиком;
• Дебет 19.03 Кредит 60.01 — отражение входящего документа.

В этом случае товар продается в «кредит», то есть по постоплате. Если бы мы вначале оплатили товар, то программа бы сформировала проводку зачета аванса (Дт 60.01 — Кт 60.02) на сумму предоплаты.

Смотрите наше видео по оформлению покупки товара:

Поступление услуг в 1С 8.3

Покупка услуг в программе не сильно отличается от приобретения товара. Заполнение шапки абсолютно аналогично, за исключением указания склада. Первичным документом для отражения такой операции обычно является «Акт об оказании услуг».

Единственное отличие — указания в табличной части номенклатуры с видом «услуга». Например, я оформлю получение услуг по доставке:

В поле «Счета учета» можно указать нужную аналитику.  Я указал, что хочу распределять расходы на 26 счет (Общехозяйственные расходы)  со статьей затрат «Транспортные расходы«. После заполнения документа можно, аналогично товарам, зарегистрировать счет-фактуру.

Ключевое отличие при поступлении услуг — в проводках:

Для данного примера я предварительно оформил оплату поставщику за данную услугу.

• Дебет 60.01 Кредит 60.02 — зачет аванса поставщику;
• Дебет 26 Кредит 60.01 — начисление задолженности перед поставщиком и увеличение расходов компании;
• Дебет 19.04 Кредит 60.01 — отражение входящего НДС по услугам.

При необходимости отразить в одном поступлении и товар, и услуги (например, товар с платной доставкой) нужно воспользоваться документом «Поступление (акт, накладная)» и видом операции «Товары, услуги, комиссия».

Смотрите наше видео по распределению дополнительных расходов в 1С 8.3 на примере отражения доставки товара:

Смотрите также наш рубрикатор статьей по 1С Бухгалтерии.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Источник: https://programmist1s.ru/kak-oformit-postuplenie-tovarov-i-uslug-v-1s-8-3-buhgalteriya/

Как списать товар, которого нет на складе или в магазине

Часто руководители бизнеса сталкиваются с вопросом, как списать товар, которого нет на складе или в магазине. Рассмотрим все возможные ситуации и порядок списания товара в каждой из них.

Как списать недостачу при инвентаризации

Для того чтобы списать недостачу, вы должны провести инвентаризацию товара на складе. Об этом мы писали в отдельной статье «Школы торговли» про проведение инвентаризации. Результаты инвентаризации оформляются документами ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-26, а также изданием приказа о результатах инвентаризации и наказании материально-ответственных лиц.

После проведения инвентаризации, определив одну из причин списания, вы можете предпринимать какие-либо дальнейшие действия: штрафовать виновных, относить траты к нормам естественной убыли, вносить изменения в учет и делать бухгалтерские проводки. В крайнем случае, если виновный не найден и недостачу нельзя списать без вопросов со стороны налоговой — заводить уголовное дело.

Например, за недостачу товара или его порчу в пределах норм естественной убыли никто не должен платить. А если эти затраты выше нормы — они закрываются за счет виновных лиц. В случае, если виновные не установлены, то убытки от недостачи списываются на финансовые результаты организации. По сути, если виновность персонала не доказана, а товар исчез, то несет убытки компания.

Как определить цену товара, который подлежит списанию

Суммы недостач списываются по фактической стоимости товара: цена покупки плюс расходы на его доставку и хранение.

https://www.youtube.com/watch?v=bnIwd-OG4Fc

Если вы торгуете чем-то, что после закупки нужно хранить в одной емкости, например, крупой, сахаром, мукой, то вы вправе в Учетной политике самостоятельно прописать способ определения суммы недостачи. Если у вас пропало 20 кг муки, то стоимость недостающего товара может быть рассчитана как 20 кг, умноженные на розничную отпускную цену этой муки.

Списание товара, пришедшего в негодность

Списание пришедшего в негодность товара — процесс довольно простой, поскольку, по сути, является этапом инвентаризации. Если в ходе проверки найдены испорченные продукты, их надо заактировать, представить комиссии, заполнить и подписать акты ТОРГ-15 или ТОРГ-16. Наличие этих документов позволяет списать товар.

Для актирования испорченных товаров, которые законно можно продавать после уценки, заполняется акт ТОРГ-15.

Он составляется в трех экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии с участием представителя руководства, материально-ответственного лица и при необходимости — представителем санитарного надзора.

ТОРГ-16 применяется, если товар пришел в негодность и не подлежит дальнейшей реализации, в том числе и по причине истекшего срока годности. Составляется он также в трех экземплярах и передается тем же лицам, что и в случае с ТОРГ-15.

Реализация и списание просроченного товара

Иногда товары с истекшим сроком годности реализуются по сниженным ценам для дальнейшего использования, но не по прямому назначению, а, например, для переработки. Из них могут делать корма для животных, джемы, варенье и т.д.

Реализация просроченного товара допустима только по разрешению, полученному от органов государственного контроля. То есть нельзя просто уценить и продавать «просрочку». Надо или получать специальную бумагу, или списать просроченный товар и его уничтожить.

В некоторых случаях удается договориться с поставщиком скоропортящихся продуктов о возврате ему «просрочки».

По-другому поступают с теми товарами, которые невозможно продавать после истечения срока, так как они представляют опасность, например, лекарства, бытовая химия, косметика, парфюмерия. Есть специальные уполномоченные организации, которые занимаются утилизацией или ликвидацией таких продуктов.

Если, например, у вас магазин с порошками и моющими средствами, вы можете сразу заключить договор об их утилизации. И еще интересное дополнение. У производителей бытовой химии и лекарств обычно есть возможность принимать испорченные товары на утилизацию.

Поэтому вам лучше этот вопрос прояснить еще на стадии заключения договоров.

Списание образцов товара

Списание даже небольших партий товара — образцов — также необходимо оформлять. Если образцы передаются безвозмездно агентам по продажам, партнерам или выставляются на полках, бухгалтер должен заводить для отражения этих операции отдельный субсчет в счете «Товары».

Передачу бесплатных образцов надо оформить накладной на отпуск материалов на сторону по форме М-15. При передаче образцов торговым агентам и партнерам документы составляются в соответствии с договоренностью с будущим покупателем.

Это может быть оформлено договором, а может быть передано без оформления.

Во втором случае требуется сделать все первичные документы по передаче и получению образцов (по процессу приемки товара) и во внутренних документах прописать обоснования такой передачи.

Обратите внимание, что расходы на образцы, переданные на сторону, не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль, так как не относятся к рекламным расходам. А вот расходы на дегустацию — это нормируемые рекламные расходы отчетного (налогового) периода. Это зачтется налоговой, если стоимость дегустационной продукции не превышает 1% выручки от реализации.

Имейте в виду, что налоговый кодекс предусматривает уплату НДС с безвозмездно переданных товаров — образцы попадают под эту категорию, и с них должен быть уплачен налог.

Как списать украденный товар

Чтобы списать украденный товар, вам нужно провести инвентаризацию, а также получить письменные объяснения материально-ответственных лиц по факту недостачи.

Далее издается приказ об отражении в бухучете недостачи и источниках ее погашения. Если в нем обозначено списание украденного товара на убытки, то это нужно отразить в бухучете, а если в приказе написано, что материалы необходимо передать в полицию, нужно написать заявление и передать его туда вместе с результатами инвентаризации.

Если виновное лицо будет найдено, недостачу нужно будет списать на него, если преступника не найдут, то полиция выдаст отказ в возбуждении уголовного дела. В таком случае украденные товары нужно будет списать на убытки, которые принимаются в налоговом учете вместе с подтверждающими преступление документами.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/kak-spisat-tovar-kotorgo-net-na-sklade/

Распространенная ошибка предпринимателей

За 6 месяцев 2016 года налоговые органы Минска установили нарушения налогового законодательства у 2531 индивидуального предпринимателя, что составляет 98,5% от всех проверенных ИП.

В МНС уточняют, что проверки предпринимателей (особенно торгующих товарами легпрома) проводятся по обоснованным жалобам покупателей, которые обращаются на телефон доверия, или при наличии достоверной информации о нарушении налогового законодательства.

Товар без сопроводительных документов – за последние пару лет это нарушение занимает лидирующие позиции среди представителей малого бизнеса. Ответственность за него – штраф и, весьма часто, конфискация товара.

На эту тему вопросы никогда не иссякают, и нам задают их тоже часто. Итак, давайте разберемся, что, где и когда должно быть оформлено.

Правонарушением будет считаться приобретение, хранение, использование в производстве, транспортировка, а также реализация товаров:

• Без сопроводительных документов.
• Без документов, подтверждающих приобретение товара.
• Без документов, подтверждающих поступление товара.
• Без документов, подтверждающих отпуск товаров для реализации.

Особенно часто подобные нарушения обнаруживаются у интернет-магазинов, которые не выписывают накладные при доставке товара покупателю.

• Если документы не соответствуют действительности — т.е. признаны недействительными ввиду взаимодействия компании/предпринимателя с лжепредпринимательскими структурами.

Если будет установлено, что вы являетесь контрагентом подобной структуры, вам, скорее всего, придется доплатить налоги, а также, весьма вероятно, заплатить штраф (с возможной санкцией конфискации выручки/товара).

• Если реализация товаров (выполнение работ, оказание услуг) происходит в нарушение запрета органов Комитета государственного контроля.

Какие документы и где должны находиться

Теперь давайте разберемся, какие же документы и где обязаны у вас быть.

В ходе проверки вам будет необходимо предоставить первичные учетные документы, форма которых утверждена уполномоченными государственными органами (например, товарные, товаро-транспортные и CMR-накладные).

Что касается обязательных к наличию документов, руководствоваться в первую очередь стоит Налоговым Кодексом. Согласно ст. 22 НК РБ плательщик обязан обеспечивать, если иное не установлено законодательством, наличие следущих документов:

1. В местах хранения товарно-материальных ценностей (например, на складе) — документы, подтверждающие приобретение/поступление товара.

2. При транспортировке (т.е. в транспортном средстве) — документы, подтверждающие приобретение (поступление) ТМЦ.
Если по закону на товар необходимо оформлять сертификаты соответствия или иные документы, подтверждающие надлежащее качество товара, то они также должны быть у перевозчика на руках во время транспортировки.

3. При реализации (в торговом объекте):

• Документы, подтверждающие приобретение товара, если он поступает непосредственно в торговый объект.
• Документы, подтверждающие отпуск в реализацию, если ТМЦ поступили в место реализации после его оприходования в другом месте.

Поясним также порядок передачи документов для учета в бухгалтерию организации.

Для этого обратимся к разъяснениям, которые даны контролирующими органами по данному вопросу. Говорят они следующее: документы, подтверждающие приобретение товаров, их отпуск в реализацию до их передачи в бухгалтерию должны быть в местах хранения/реализации товаров. А после составления и передачи товарного отчета, должны храниться в бухгалтерии компании.

Как проходят проверки

Все, что сказано выше, необходимо соблюдать независимо от того, ожидаете ли вы проверку или нет. Если же вы все-таки попали в план контрольных мероприятий, дадим несколько советов по этому поводу. Отметим также, что во многих случаях сигналом к организации проверки становится жалоба покупателя.

Далее большая часть проверок идет по отработанному сценарию. Если речь идет о розничной торговле, это будет контрольная закупка. Не выбили чек проверяющему, недовесили товар или продали просроченный – получили требование о предоставлении документов. Поэтому лучший способ избежать неприятностей, работать честно и не нарушать закон.

Очень часто в ходе проверки сами проверяющие еще не знают, есть ли у вас какое-либо нарушение, поэтому они могут потребовать и документы на приобретение товара, и на поступление, и на отпуск, и на реализацию. В ходе проверки субъект хозяйствования получает требование о предоставлении документов в течение определенного срока.

На этом этапе рекомендуем внимательно читать требование и обратить внимание на этот срок, в течение которого документы должны быть вами предоставлены. Руководствуйтесь указанным в требовании сроком, независимо от того, что говорит вам проверяющий. Также относитесь внимательно и к передаче документов проверяющим. Желательно, чтобы она была оформлена актом изъятия документов.

Одновременно у участников проверки берутся объяснения по поводу наличия либо отсутствия документов. Это крайне важный момент, к которому стоит относиться очень серьезно. Ведь ваши пояснения будут играть в вашу пользу (или против вас), если дело дойдет до суда. Ведь изменить или исключить факты из первоначальных объяснений фактически невозможно.

Результатом ошибки может стать наложение штрафа, а также конфискация товара или выручки за него. Надежды на благополучный исход проверки рушатся в тот момент, когда субъект узнает, что дело будет передано в суд, а товар может быть конфискован. При этом рассчитывать на призрачную альтернативу «штраф с конфискацией товара или без» не стоит.

Отметим также, что выручка за реализованный товар может быть взята за 3 последних года деятельности предприятия. Рассчитывать на то, что объемы вашей деятельности небольшие и поэтому вас никто не заметит, и, соответственно, бояться нечего, также не стоит. Приведем свежий пример.

Таким образом, будьте внимательны к документам, ведь забывчивость или беспечность в отношении первичных документов может обойтись довольно дорого. Мы настоятельно рекомендуем вам убедиться, что документооборот вашей компании устроен верно. Иначе последствия могут быть весьма неприятными.

Изображение: www.u-b-s.ru

Дата: 31.08.2016

Источник: https://buhuchet.by/articles/rasprostranennaya-oshibka-predprinimatelej.html