Как начислить суточные сверх нормы и удержать с них НДФЛ?

Облагаются ли страховыми взносами суточные сверх нормы

Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами — это требование Налогового кодекса, однако как его исполнять на практике? В статье расскажем, какие правила установили законодатели для страховых взносов с суточных в 2019 году, и о том, как правильно установить лимиты и сделать расчеты.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан компенсировать некоторые его расходы. Так, Трудовой кодекс устанавливает исчерпывающий перечень трат, которые должны быть осуществлены за счет работодателя.

К таковым относят не только оплату проезда и проживания. Также за счет средств компании командированному специалисту должны оплатить и суточные расходы (СР).

Подробнее в отдельном материале «Оплата командировочных расходов в 2019 году».

Прежде чем определить, облагаются ли суточные страховыми взносами, напомним ключевые аспекты о командировках.

Работодатель обязан оплатить командированному сотруднику:

• проезд до места назначения и обратно;
• проживание (аренду жилья);
• расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей;
• затраты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием вне места жительства, или СР.

Затраты на проезд и проживание определяются исходя из фактически понесенных расходов. Причем такие расходы придется подтвердить документально. То есть предоставить чеки, билеты или квитанции.

С СР дело обстоит иначе. Такие траты подтвердить документально довольно проблематично.

Поэтому для СР необходимо установить лимит — конкретную сумму денег, которая будет выдаваться работнику на один день пребывания в командировке.

Определяем лимиты

Итак, максимальный размер СР действующее законодательство не устанавливает. Однако чиновники определили некий лимит, при превышении которого суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (2018).

Размер СР на сутки при командировках устанавливается для каждой компании в индивидуальном порядке. Руководство организации устанавливает лимиты исходя их финансовых возможностей.

Статья 217 Налогового кодекса устанавливает, что сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами (2018). Также с сумм, превышающих лимит, придется удержать НДФЛ. Пределы установлены следующие:

• для поездок по России — 700 рублей в день;
• за зарубежных командировок — 2500 рублей в день.

Иными словами, если в учреждении установлены большие значения данного вида расходов, то сумма, превышающая лимит, подлежит налогообложению (НДФЛ и СВ). Отметим, что данный лимит действует только в части налогообложения. Фирма вправе установить СР больше, чем указано в ст. 217 НК РФ.

Определим на конкретном примере, облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами.

Примеров Иван Андреевич был командирован в город Москва на 10 календарных дней. На командировочные расходы было выделено 43 000 рублей, в том числе:

• 5000 руб. — на оплату проезда;
• 18 000 руб. — на аренду жилья (оплата гостиничного номера);
• 20 000 руб. — СР (2000 руб. в день, следовательно, суточные свыше 700 рублей, страховые взносы начислять придется).

Суммы, положенные на проезд и проживание, не облагаются налогами. А вот сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами. Делаем расчет:

1. Определяем сумму превышения (2000 руб. – 700 руб.) × 10 дн. = 13 000 руб.
2. Исчисляем НДФЛ: 13 000 × 13 % = 1690 руб.
3. Определяем сумму СВ: 13 000 × 30,2 % (ОПС — 22 %, ОМС — 5,1 %, ВНиМ — 2,9 %, НС и ПЗ — 0,2 %) = 3926 руб.

Следовательно, на руки Примеров получит 41 310 (5000 + 18 000 + (20 000 – 1690)) рублей. А расходы компании составят 46 926 (43 000 + 3926) рублей.

Лимит по СР, который установила компания, следует закрепить отдельным приказом или специальным распоряжением руководства компании. Также в локальном документе допустимо оговорить ключевые правила отправки специалистов в командировки.

Отметим, что однодневные командировки, суточные (страховые взносы) не являются исключением. С превышения все равно придется удержать НДФЛ и уплатить СВ в бюджет.

Как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами

Порядок налогообложения для СР, превышающих установленные в ст. 217 НК РФ, применяется общий. Для НДФЛ устанавливается ставка в 13 %. Напомним, что облагается не вся сумма, а только разница, превышающая допустимый предел.

Размер страхового обеспечения определяется в индивидуальном порядке.

Это означает, что если у компании есть льготы и она применяет пониженные тарифы по СВ, то и для обложения суточных сверх нормы страховые взносы 2019 будут исчисляться по пониженным тарифам.

Например, компания осуществляет деятельность в сфере IT-технологий и имеет право на пониженные тарифы страхового обеспечения:

• ОПС — 8 %;
• ОМС — 4 %;
• ВНиМ — 2 %;
• НС и ПЗ — 0,2 %.

По условиям примера, приведенного выше, компания уплатит в бюджет не 3926 рублей (13 000 × 30,2 %), а всего 1846 рублей (13 000 × 14,2 % (8 % + 4 % + 2 % + 0,2 %). Следовательно, страховые взносы на сверхнормативные суточные исчисляются и уплачиваются по льготным тарифам, если у фирмы есть законное право на них.

Суточные в расчете по страховым взносам 2019

Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.

Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.

Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.

Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.

Аналогичным образом следует заполнить строки 030, 040 и 050 подраздела 1.2 приложения № 1 первого раздела. А также строки 020 и 030 приложения № 2 к первому разделу. Такие рекомендации представлены в Письме ФНС от 08.08.2017 № ГД-4-11/15569.

Также информацию придется детализировать в третьем разделе РСВ. А именно, в части 3.2.1 третьего раздела отразите суточные в отчете по страховым взносам следующим образом:

Подведем итоги

Итак, мы определили следующие важные моменты:

1. Лимит по СР устанавливает организация самостоятельно.
2. Нормы должны быть закреплены в приказе.
3. Если СР в день превышает 700 руб. на поездки по России и 2500 руб. в сутки по заграничным командировкам, то суммы превышения суточных при командировках облагаются страховыми взносами.
4. Все командировочные расходы следует включать в отчетность, а именно в РСВ.

Отметим, что если компания не включит расходы по командировкам в отчет РСВ, то налоговики не вправе выписать штраф. Однако это касается только необлагаемых сумм.

Также следует заметить, что если фирма не вписала в РСВ необлагаемые командировки, то желательно предоставить корректирующий отчет.

Но если корректировка не будет предоставлена, то налоговики не могут оштрафовать компанию, так как налогооблагаемая база не занижена.

Источник: http://ppt.ru/art/buh-uchet/sutochnie-sverh

Суточные сверх норм НДФЛ

Вернуться назад на Командировочные расходы 2018

НДФД с командировочных расходов в 2018 году удерживается в порядке, предусмотренном НК РФ. Какие расходы считаются командировочными, какие суммы облагаются НДФЛ, а какие нет, рассмотрим в данной статье.

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.

До начала командировки работодатель должен:

• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;

• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

Данные аспекты регламентируются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ № 749.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

• на проезд;

• аренду жилого помещения;

• дополнительные расходы на проживание (суточные);

• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (чч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, п. 15 ст. 2 закона «О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации “О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях”» № 55-ФЗ).

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;

• при нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

Пример:

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 июня на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т.е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

• комиссия за услуги аэропортов;

• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст.

Ошибка установки соединения с базой данных

217 НК РФ.

Источник: https://accountingsys.ru/sutochnye-sverh-norm-ndfl/

Суточные сверх нормы проводки

Уважаемые читатели! Продолжаем разговор о том, как реализовать в программах «1С» особенности начисления и выплаты различных сумм. На этот раз речь пойдет об удержании НДФЛ с сумм сверхлимитных суточных.

Бухгалтер использует в работе две программы — «1С: Зарплата и Управление персоналом» (релиз 8.2) и «1С: Бухгалтерия» (релиз 8.2).

При выгрузке данных из программы «1С: Зарплата и Управление персоналом» в программу «1С: Бухгалтерия» в программе «1С: Бухгалтерия» происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.

Кроме того, названная сумма причитается сотруднику к выплате на руки, хотя суточные он уже получал.

Как произвести корректировку в программе «1С», чтобы избавиться от задвоения суммы?

Такой вопрос пришел от нашего читателя на электронную почту журнала «Зарплата».

Начисление в программе «1С: Бухгалтерия»

Перед командировкой сотрудник получает авансом суточные. В программе бухгалтер делает соответствующую проводку:

• Дебет 71 Кредит 50 — выданы денежные средства на оплату суточных (за дни пребывания в командировке). При этом вводится вся сумма выданных суточных (без разбивки на суточные в пределах лимита и суточные сверх лимита).

По возвращении из командировки сотрудник представит авансовый отчет, на основании которого бухгалтер спишет сумму суточных проводкой:

• Дебет 26 Кредит 71 — отражены расходы организации на выплату суточных.

Начисление в программе «1С: Зарплата и управление персоналом»

Бухгалтеру необходимо рассчитать сумму НДФЛ с суточных, выплаченных сотруднику сверх лимита (п. 1 ст. 224 и п. п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ) . Сделать это нужно в день утверждения авансового отчета командированного работника.

С сумм суточных, не превышающих 700 руб. (при командировках внутри страны) или 2500 руб. (при загранкомандировках), НДФЛ не удерживается (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). — Примеч. ред.

При выдаче работнику под отчет денежных средств организация НДФЛ с суммы превышения суточных над установленным нормативом не удерживает.

Дело в том, что до момента утверждения авансового отчета выданные работнику из кассы под отчет денежные средства на командировочные расходы являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Что происходит при выгрузке данных

Итак, в день утверждения авансового отчета сверхлимитные суточные должны быть зарегистрированы в налоговой базе сотрудника по НДФЛ в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом».

Программа должна рассчитать налог и сформировать проводки.

При этом, если в программе расчета зарплаты, кроме проводок по удержанию НДФЛ, сформируются проводки по начислению самих сумм сверхлимитных суточных, при выгрузке данных из этой программы в программу «1С: Бухгалтерия» произойдет задвоение суммы суточных именно в части начисления суточных, превышающей лимит (то есть сверхлимитная сумма увеличится вдвое).

Кроме того, задвоится и сумма суточных к выплате на руки сотруднику (поскольку выгрузится проводка, которая и окажется лишней).

Как настроить программу «1С»

Чтобы задвоения суммы не происходило, нужно правильно установить настройку в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом». Сделать это просто.

Необходимо создать отдельный вид начисления, которым вы будете отражать подобный доход сотрудника. В настройке этого вида начисления должна стоять галочка в поле «Является доходом в натуральной форме». Тогда сумма по этому расчету не будет учтена программой к выплате сотруднику и не сформирует проводку.

Эта сумма будет использоваться только для расчета НДФЛ (рис. 1).

Рис. 1

На закладке «Налоги» должен стоять код дохода по НДФЛ (рис. 2 на с. 50).

Рис. 2

Суммы превышения сверхлимитных суточных регистрируются в «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» с помощью документа «Регистрация разовых начислений сотрудников организаций».

Названный вид начисления зарегистрирует только доход для расчета НДФЛ, который будет учтен при расчете заработной платы документом «Начисление заработной платы работникам организаций» (рис.

Облагаются ли страховыми взносами суточные сверх нормы

3).

Рис. 3

В расчетном листке начисления с установленным признаком «Является доходом в натуральной форме» будут отображаться в отдельном разделе (рис. 4).

Рис. 4

О.Я.Леонова

Руководитель отдела

автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы

компании «Микротест»

Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:

— расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание – приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);— выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;— расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);

— перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).

Часто бывают ситуации, когда по распоряжению руководства сотрудника отправляют в рабочие поездки по вопросам фирмы – командировки. Действующим законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций погашать расходы сотрудника на:

• проживание на территории вне постоянного места жительства;
• питание работника;
• дополнительные расходы – суточные;
• иные затраты по согласованию с руководством организации.

Примечание от автора! Выплата суточных осуществляется авансовым платежом за день до командировки на основании приказа руководителя.

На каком счете отображаются суточные при командировках?

Размер суточных определяется организацией самостоятельно и отображается в коллективном трудовом договоре или закрепляется локальными нормативными актами.

Бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками в части выплаты им денежных средств на возмещение затрат по командировкам осуществляется на 71 счете:

1. По дебету отображаются суммы, выплаченные работнику в корреспонденции со счетами учета денежных средств (средства могут быть выданы наличными или перечислены на текущий банковский счет сотрудника).
2. Кредит счета – возврат излишне перечисленных средств на основании предоставленного авансового отчета (предъявляется в течение 3 дней после окончания рабочей поездки).

К счету предусмотрено открытие отдельного субсчета для фиксирования выплат в российских рублях, а также для учета платежей в иностранной валюте. Аналитический мониторинг счета осуществляется обособленно по каждому сотруднику.

Суточные выплаты рассчитываются за каждый день рабочей поездки, включая праздничные и выходные дни, а также дни временной нетрудоспособности сотрудника во время командировки.

Следует иметь в виду! Компанией должен быть утвержден фиксированный размер суточных.

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Работнику не требуется подтверждение направлений расходования данных средств от поставщиков, в отличие от иных сумм, выданных на командировку, т.е. сотрудник может тратить суточные выплаты по собственному усмотрению без согласования.

Законодательно установленные лимиты суточных выплат

Законодательством установлены фиксированные суммы суточных, не подлежащих налогообложению:

• 700 рублей – для поездок по территории Российской Федерации;
• 2 500 рублей – заграничные поездки.

Суммы сверх установленных государством лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на травматизм), так как признаются доходом сотрудника. Начисление налогов и взносов осуществляется после предъявления авансового отчета.

Дополнение! При осуществлении рабочей поездки за территорию РФ: пересечение российской границы с иностранным государством оплачивается в иностранной валюте, а при поездке по России – в рублях. Даты прохождения границ определяются на основании штампов в заграничном паспорте сотрудника.

Признание суточных при налогообложении и их учет

Для принятия выплат к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо выполнение следующих условий:

• подтверждение производственного характера поездки;
• подтверждение длительности нахождения сотрудника за пределами территории постоянного проживания (при командировке по РФ на один день суточные не выплачиваются, при однодневной командировке за пределы Российской Федерации суточные выплачиваются в размере 50%).

Документы-основания для подтверждения выполнения условий:

• авиабилеты, железнодорожные билеты и иные проездные документы;
• договор аренды жилого помещения в месте рабочей поездке при отсутствии проездных документов;
• служебная записка или справка принимающей стороны;
• факт получения выплаты работником (РКО или платежное поручение банку);
• расчет суточных (бухгалтерская справка).

Практический пример составления бухгалтерских проводок

Источник: https://obd2bluetooth.ru/sutochnye-sverh-normy-provodki/

Ндфл с суточных

3 ст. 217 НК РФ). — Примеч. ред.
При выдаче работнику под отчет денежных средств организация НДФЛ с суммы превышения суточных над установленным нормативом не удерживает.

Дело в том, что до момента утверждения авансового отчета выданные работнику из кассы под отчет денежные средства на командировочные расходы являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Коды доходов в 2-НДФЛ в 2018 году

Источник: https://buh-experts.ru/ndfl-s-sutochnyh/

Удерживается ли с суточных сверх нормы?

Ранее было указано, что налог на доходы физических лиц не удерживается с суточных только в том случае, если соблюдено некоторое правило.

Ключевое значение в данном случае играет место, в котором работник был в командировке.

С суточных не удерживается НДФЛ, если их ежедневная сумма не превышает следующих отметок:

• 700 рублей. Для специалистов, отправляющихся в командировку в регионы, находящиеся на территории РФ;
• 2500 рублей. Для специалистов, отправляющихся в командировку в заграничные регионы.

Если величина ежедневных суточных сумм менее указанных выше, выплата не облагается налогом. Сумма сверх нормы облагается НДФЛ по ставке 13 процентов.

Начисляются ли страховые взносы на командировочные расходы?

Когда перечислять – срок уплаты

Суточные, полагающиеся для оплаты расходов в командировке, считаются налогооблагаемым доходом, учитываемым на последнем дне месяца, в течение которого работодатель (бухгалтерия компании) утверждает авансовый отчет.

Следует учесть, что авансовый отчет сотрудник, прибывший из командировки, сдает руководству.

Ответственный бухгалтер, в свою очередь, заполняет свою часть отчета. Такая необходимость регламентирована 223 НК РФ.

Указанный выше месяц не обязательно должен быть тем, в котором работник получает командировочную заработную плату.

Это связано с тем, что срок утверждения отчета руководитель организации вправе устанавливать самостоятельно. При необходимости сроки могут быть сдвинуты вперед.

Рассуждая о налоговом учете можно сказать, что месяц, в котором работник получил суточные, не оказывает на него никакого влияния.

Налог с суточных будет удержан с ближайшей выплаты, полученной после того, как суточным будет присвоен статус дохода трудящегося.

Датой фактического получения зарплаты по среднему заработку признается последнее число месяца, за который она начислена.

Перечислить НДФЛ в бюджет нужно при выдаче заработной платы персоналу за вторую половину месяца, то есть в начале следующего месяца.

Пример

Для наглядности необходимо рассмотреть пример. Специалист Смирнов В.В. сдал авансовый отчет в бухгалтерию работодателя 22 июля 2019 года.

Суточные, отраженные в сданном документе были признаны доходом трудящегося 31 июля.

На основании вышеуказанной информации можно сделать вывод, что НДФЛ с суточных будет удержан 10 августа, в день выплаты заработной платы.

За ни командировки начислен средний заработок, который также облагается НДФЛ, перечислить данный налог нужно также 10 августа или на следующий день.

Перед тем как определить, облагаются ли суточные доходом или нет, руководитель сотрудника должен обратить внимание на следующие правила, установленные трудовым законодательством РФ.

• При увольнении сотрудника, прибывшего из командировки, налог с суточных (при необходимости) удерживается в день расторжения трудовых отношений.
• При отправке работника в поездку длительностью в одни день, НДФЛ на полученную им суточную сумму не начисляется.

Даты для сверхнормативных суточных

Для отражения величины сверхнормативных суточных в форме 6-НДФЛ необходимо определиться с датами, которые будут указаны в Разделе 2 Расчета.

Датой фактического получения дохода для облагаемых НДФЛ суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, эту дату необходимо указать по строке 100 «Дата фактического получения дохода» формы 6-НДФЛ.

Датой удержания налога (строка 110) будет являться дата фактической выплаты дохода, из которой НДФЛ был удержан (п. 4 ст. 226 НК РФ).

А раз доход получен в последний день месяца, то и удержан НДФЛ может быть при ближайшей выплате дохода, произведенной в последний день месяца или позднее (Письмо ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).

Соответственно и перечислен НДФЛ со сверхнормативных суточных должен быть не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда НДФЛ с суточных был удержан.

Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ: пример

Источник: https://zullus.ru/sutochnye-sverh-norm-ndfl/

Сверхнормативные суточные и их налогообложение

При направлении работодателем своих сотрудников в служебную командировку он гарантирует, что за его подчиненными будет сохранено рабочее место, их средний заработок, а также компания возместит им командировочные расходы, в том числе работникам будут выплачены суточные.

Данное понятие можно определить, как покрытие работодателем ежедневных расходов сотрудников, которые возникают в результате их проживания вдали от дома. Если суточные выплачиваются в рамках норм, которые установлены Налоговым кодексом, то с них не должен удерживаться налог на доходы физических лиц. Когда же выплачиваются сверхнормативные суточные, уплата НДФЛ является обязательной.

Правильное начисление суточных человеку, находящемуся в командировке – это важный аспект бухгалтерской деятельности. Чтобы верно производить выплату, бухгалтер должен владеть информацией про установленный размер суточных, период, за который они выплачиваются, удержание налога с выплаты и отчисление страховых взносов.

Что это такое

Когда сотрудника отправляют в командировку в другой населенный пункт России или за рубеж, организация должна выплатить ему денежное вознаграждение, исчисляемое за каждые сутки. Называется оно «суточные».

Работодатель должен их платить в таких ситуациях:

• сотрудник отправлен в командировку;
• работник находится в служебной поездке, которая имеет разъездной характер или работа в рамках которой проходит непосредственно в пути;
• при работе в полевых условиях или участии в экспедиции.

На законодательном уровне закреплено следующее определение: командировка – это служебная поездка, термины и условия которой определяются работодателем. Важное условие – место осуществления работы удалено от места нахождения организации, в которой работает командированная особа.

Выплата сверхнормативных суточных предполагает получение сотрудником суммы, которая превышает норму, установленную законом. Отдельного внимания заслуживают расходы, которые не относятся к суточным, но должны быть оплачены работодателем.

Среди них:

• транспортные расходы (виды транспорта, затраты на который будут компенсированы, каждый работодатель определяет самостоятельно);
• траты, связанные с проживанием в другом городе;
• дополнительные расходы, ставшие следствием того, что сотрудник проживает вне дома.

Остальные расходы покрываются работником из суточных, которые выплачивает ему работодатель. Их сумма может быть увеличена по усмотрению руководства организации. В подобном случае нельзя забывать, что сверхнормативные суточные подлежат налогообложению. Если данным правилом пренебречь, можно стать ответчиком в судебном процессе.

Какие нормы предусмотрены законодательством

Вопрос сверхнормативных суточных регулируется двумя основными законодательными документами – Трудовым и Налоговым кодексами.

Трудовой кодекс регулирует следующие аспекты:

• статья 168 обязует работодателя возмещать расходы работников, которые связаны с проживанием за пределами их постоянного места жительства;
• размер суточных может определяться работодателем самостоятельно, при этом он должен быть зафиксирован в локальном нормативном документе или колдоговоре;
• за командировку не принимается поездка работника, работа которого официально предполагает осуществление выездной деятельности;
• когда человек находится в служебной поездке, зарплата должна быть начислена ему в установленном размере, также за ним должно сохраниться его рабочее место.

Статья 168. Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю

Налоговый кодекс устанавливает следующие нормы:

• тот факт, что суточные выше нормы, установленной Правительством России, не понижают налоговую базу на прибыль (статья 264);
• статьей 217 ограничен размер суточных выплат, не подлежащих налогообложению;
• порядок, согласно которому происходит удержание НДФЛ, определяет статья 226.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Статья 226 Особенности исчисления и уплаты налога налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами

Важными нормативными документами являются постановления российского правительства, которые затрагивают проблему выплаты суточных сотрудникам.

В первом документе под номером 93 можно найти информацию про нормативы суточных, которые могут быть выплачены.

Во втором под номером 729 — отображены размеры возмещения расходов, возникших в командировке, которыми должны руководствоваться бюджетные структуры.

Сверхнормативные суточные и форма 6-НДФЛ

Налоговый кодекс России определяет, что размер суточных при поездках в пределах страны составляют 700 рублей, заграничные командировки предполагают выплату суточных в размере 2,5 тысячи рублей.

Если человеку выплачиваются суммы свыше установленных норм, они облагаются НДФЛ.

Однако организация не имеет права удерживать данный налог в тот момент, когда выдает человеку средства в виде аванса, поскольку достоверно неизвестно, какая именно сумма будет ним израсходована.

Если особа вернется из командировки раньше срока, ее затраты будут меньше, если же она задержится в командировке, расходы соответственно увеличатся. Учитывая то, что финансы, которые предоставлены особе на основании авансового запроса, нельзя считать экономической выгодой человека, то и начислять НДФЛ в момент их выплаты будет неправомерно.

Форма 6-НДФЛ

Таким образом, когда встает вопрос начисления НДФЛ на суточные сотрудника, нужно придерживаться следующей последовательности действий:

• предоставление сотрудником отчета;
• расчет точного размера дохода особы, который подлежит налогообложению;
• начисление НДФЛ;
• удержание налога, который рассчитан от суммы, полученной сотрудником в качестве дополнительного дохода.

Даты

Чтобы отразить размер суточных, которые превышаю установленную норму, в форме 6-НДФЛ, нужно уточнить, какие даты должны быть указаны во втором разделе расчета.

Для облагаемых налогом суточных датой, когда был получен фактический доход, является последний день месяца, в котором произошло утверждение авансового отчета после возвращения сотрудника из командировки.

Именно это число месяца должна быть указано в строчке 100 формы 6-НДФЛ (дата, когда фактически был получен доход).

Важно знать, что не допускается, чтобы это число наступило раньше последнего числа месяца, поскольку удержание НДФЛ не допустимо, если доход не был получен работником.

Поскольку получение дохода произошло в заключительный день месяца, то и удержание налога может произойти при произведении ближайшей выплаты.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что перечисление НДФЛ со сверхнормативных суточных должно произойти не позднее рабочего дня, который следует за днем, когда с суточных был удержан НДФЛ.

Страховые взносы

Не облагаются страховыми взносами суточные, которые не превышают установленных на уровне российского законодательства нормативов.

Во избежание спорных ситуаций с налоговой службой, Пенсионным фондом и Фондом соцстрахования, компании следует прописать, по каким правилам происходит начисление суточных. Сделать это можно в любом нормативном документе локального характера, например, в Положении о командировках или коллективном договоре.

На суточные, которые превышают установленный норматив, начисляются страховые взносы. Однако, подобное правило однозначно распространяется только на те командировки, длительность которых превышает 24 часа.

Что же касается однодневных командировок, то тут присутствует два различных мнения:

• Мнение Фонда социального страхования состоит в том, что взносы должны начисляться в любом случае.
• Верховный Арбитражный Суд России высказывает противоположное мнение (решение от 14.06.2013 года). Основывается оно на том, что суточные, которые получает сотрудник за нахождение в служебной поездке, не являются доходом особы. Это средства, которые компенсируют человеку неудобства, которые появились в его жизни вследствие выполнения поручения работодателя.

Отображение в бухгалтерском учете

Выплату сверхнормативных суточных следует в обязательном порядке отражать в бухгалтерской отчетности. В документах должны быть отображены как непосредственные выплаты суточных, так и удержанные страховые взносы, а также налог на доходы физических лиц.

Например, сотрудник отправлен работодателем в служебную поездку в пределах России на 7 дней. Размер его суточных составляет 1200 рублей, что на 500 рублей выше установленной нормы. За дни, отведенные на командировку, работнику будет выплачена сумма в размере 8400 рублей.

В расчетной таблице выглядит это следующим образом:

Подобные правила указания выплат и расходов содержаться в Инструкции по применению планов счета бюджетного учета, утвержденной Министерством Финансов Российской Федерации в 2010 году.

Часто возникает вопрос, какой код дохода в 1С нужно использовать, когда речь идет про сверхнормативные суточные. В данном случае используется код 4800, он предназначен для иных расходов, для которых не предусмотрена персональная кодификация.

Изменения с 2019 года

С начала 2019 года прекратилось действие закона про страховые взносы №212. На смену ему пришла новый раздел 34 Российского Налогового кодекса. В связи с этим работодателю следует забыть про самостоятельное нормирование суточных расходов.

Согласно положениям статьи 422 устанавливается обновленный порядок, по которому суточные будут облагаться страховыми взносами при превышении лимитов, которые установлены для НДФЛ. Размер таких лимитов зависит от того, отправляется работник в командировку в пределах России или речь идет о заграничной служебной поездке.

Статья 422. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами

Сверхнормативные суточные страховыми взносами облагаются в общем порядке. Исключение составляют лишь страховые взносы на травматизм, от которых суточные освобождены.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/sverhnormativnye-sutochnye/