Как деньги на командировку перевести на зарплатную карту сотрудника

Перечисление командировочных на карту сотрудника. Перечисляем денежные средства на «зарплатные» карточки сотрудников

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК).

Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.

168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

• сумма наличных денег;
• срок выдачи наличных денег;
• подпись руководителя;
• дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Орлова О.О.

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Выдачу разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Источник: https://kredzaim.ru/types-of-loans/perechislenie-komandirovochnyh-na-kartu-sotrudnika-perechislyaem/

Перечисление командировочных расходов на зарплатную карту

Зарплатные карты уже прочно вошли в обиход – с их помощью сотрудники большинства предприятий получают свои заработанные деньги без необходимости ждать, когда бухгалтер подготовит все бумаги, стоять в очереди и обсуждать с окружающими размеры выплат. Использование карт также облегчило труд финансистов, снизило опасности прямой работы с деньгами и сделало весь процесс расчета и выдачи зарплаты гораздо более быстрым и простым.

В последнее время к выплатам зарплаты добавилась возможность производить командировочные выплаты на те же зарплатные карты. Единственный нюанс – оформлять выплаты нужно по закону.

Законодательный обзор

В связи с большим количеством обращений, в которых самые разнообразные организации спрашивали у Министерства Финансов, можно ли производить командировочные выплаты на карты и, если да, то как оформлять этот процесс, было издано письмо от десятого октября 2013 года.

В нем были определены несколько положений:

• предприятие вправе возмещать сотрудникам документально подтвержденные расходы на благо организации, вправе оплачивать командировочные и выдавать деньги на закупки;
• организация вправе делать это с помощью безналичного расчета;
• компания вправе не выдавать каждому командированному отдельную карту и использовать для возмещения расходов зарплатную карту работника;
• организация в своих учетных актах обязана отражать процессы переводов и иметь нормативные акты, которые регулировали бы её финансовые отношения с подотчетными лицами.

Организация оказывается вправе оплачивать своим сотрудникам командировочные на карту – главное, чтобы это было отражено в бумагах

Чтобы все было законно, действовать нужно аккуратно и последовательно, чтобы ни у налоговой, ни у вышестоящих инстанций не возникло никаких вопросов.

Как оформить перевод

Первое условие, которое должно быть выполнено для того, чтобы перевод был законным: в договоре о зарплатных картах, заключенном с банком, должно быть указано, что помимо заработной платы организация может начислять на карты и другие выплаты. Если подобного пункта нет, то по умолчанию считается, что все, пришедшее сотруднику на карту – зарплата.

А значит, за перевод или придется платить подоходный налог, или же банк и вовсе его не пропустит, мотивируя это неправомерностью использования карты в подобных целях.

Если пункт в договоре есть, то можно приступать непосредственно к оформлению:

• во внутреннем уставе организации нужно прописать, что перечисление на зарплатные карты командировочных выплат возможно и зафиксировать порядок их оформления;
• нужно собрать все документы, которые подтверждают сам факт того, что сотрудник был отправлен в командировку: его командировочное удостоверение, приказ о направлении его в командировку, договор о найме помещения, в котором он будет жить, билеты на поезд или самолет, и любые другие бумаги, сопровождающие подготовку;
• руководитель организации должен издать распоряжение, в котором указать, что командированному деньги должны перечисляться на карту – основанием для распоряжения должны быть документы, собранные в предыдущем пункте, а гарантом его подлинности – подпись и личная печать руководителя;
• нужно провести непосредственный платеж, пометив его «на командировочные расходы» — это снимет вопросы о его необходимости;
• по итогам командировки сотрудник должен составить отчет, к которому приложить все чеки, подтверждающие, что выданные ему деньги были использованы на командировочные нужды.

И только когда отчет принят и его результаты зафиксированы в учетных актах, можно считать, что перевод состоялся и был при этом абсолютно законен.

Необходимые действия

Чтобы перечисление командировочных расходов на зарплатную карту было законным, трудиться должна не только организация и лично бухгалтеры, но и каждый рядовой сотрудник, отправляющийся в командировку, должен внести свой вклад и предпринять необходимые действия:

• когда оформляются нормативные акты, регулирующие эту сторону жизни организации:
  • положение о командировке указывает, когда сотрудник считается командированным;
  • правила внутреннего распорядка регулируют весь процесс оформления перевода со стороны сотрудника.
• каждый работник организации должен ознакомиться с актами – и каждый по итогам ознакомления должен поставить подпись, подтверждая, что он все понял и на все согласен;
• перед отъездом в командировку каждый сотрудник должен составить заявление, в котором указать:
  • собственное согласие на перечисление командировочных расходов на карту (в этом пункте нужно предоставить все необходимые реквизиты);
  • собственное согласие на контроль за состоянием счета со стороны организации (этот пункт значит, что сотрудник соглашается предоставить выписку по счету, если возникнет такая необходимость);
  • собственное согласие оплатить комиссию банка на выплаты за свой счет, поскольку в масштабе целой организации её наличие вычислить и учесть просто невозможно.
• когда оформляется перевод, сотрудник должен удостовериться, что в поле «назначение» указано «командировочные нужды» с припиской «налогами не облагаются»;
• по итогам командировки сотрудник должен составить отчет, в котором указать, на что им были потрачены деньги (к отчету должны прилагаться чеки).

Только выполнив все пункты, сотрудник может быть уверен, что в дальнейшем из-за факта перевода командировочных выплат на его личную карточку не возникнет проблем.

Зарплатные карты, не смотря на все плюсы, имеют существенный минус – все деньги, перечисленные на них, могут быть классифицированы налоговой, как заработная плата, что повлечет за собой разбирательства.

Чтобы этого не случилось, нужно помнить:

• оформление командировки должно быть максимально официальным – все документы, от приказа о командировке до чеков за обеды в кафе должны быть в наличии;
• у организации обязательно должен быть нормативный акт, регулирующий подобные выплаты;
• перевод должен быть помечен «на командировочные расходы».

Основанием же для подобных советов является непосредственно Трудовой Кодекс РФ, где в 168 статье указано, что порядок выплат командировочных расходов является личным делом каждой организации и должен регулироваться или коллективным договором, или нормативным актом.

Никакого запрета на использование дебетных карт в законе не содержится.

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Права работников во время перечисления командировочных расходов на зарплатную карту

У работника, отправляющегося в командировку и получающего выплату на карту, есть такие же права, как у сотрудника, отправившегося с выданной наличными суммой.

Это:

• право отказаться от командировки, если имеется принадлежность к одной из групп, имеющих право на льготы, к которым относятся:
  • женщины, имеющие ребенка до трех лет;
  • родители-одиночки, имеющие детей до пяти лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больным родственников (факт ухода должен быть подтвержден соответствующим медицинским заключением);
  • опекуны детей до трех лет или детей-инвалидов.\
• право вообще не отправляться в командировку, если имеется одно из препятствующих обстоятельств:
  • в случае женщин – беременность;
  • возраст до 18 лет (исключая людей творческих профессий и профессиональных спортсменов);
  • работник – студент и командировка никак не связана с его учебой.
• право на компенсацию выходного дня, если работник вынужден отправляться в командировку на выходных;
• право на сохранение места и заработной платы, не смотря на отсутствие;
• право на возмещение расходов за:
  • использованный, для того, чтобы добраться до места командировки, транспорт (в этот пункт входит и страховка, и постельное белье в поезде);
  • жилье, в котором сотрудник проживал во время командировки;
  • суточные, в которые входят еда, общественный транспорт и все, что указано в нормативном акте организации.

Кроме того, у работника, получившего командировочные на карту, есть право вернуть неиспользованный остаток на расчетный счет организации. Сделать это можно не позже, чем через три дня после официального окончания командировки.

Если же работник не вернул неистраченные деньги, организация, в свою очередь, вправе вычесть остаток из его зарплаты за следующий месяц

Что важно учесть

Важно учитывать, что точного регламента, который регулировал бы перечисление командировочных расходов на зарплатную карту не существует. Единственное, чем можно руководствоваться – статья 168 ТК РФ, в которой указано, что каждая организация вправе сама регулировать свои отношения к командировочным выплатам на карту.

И если у организации есть желание их проводить, ей нужно помнить о необходимости:

• ещё в договоре с банком прописать возможность выплачивать не только заработную плату, но и другие типы выплат;
• составить нормативный акт и ознакомить с ним всех сотрудников организации;
• каждому командированному собирать полный пакет документов и оформлять распоряжение руководителя касательно командировочных выплат;
• заявления от каждого командированного;
• отчета от каждого командированного (если в организации по какой-то причине отсутствует бухгалтер, забрать его может непосредственный начальник сотрудника);
• пометки «на командировочные нужды» на каждой выплате.

И ещё полезно четко установить срок, в который бухгалтерия обязуется провести командировочную выплату.

Закрытие зарплатной карты Укралсиба после увольнения осуществляется согласно требований законодательства, регулирующего безналичное обращение денежных средств.

Как оформить зарплатную карту ВТБ24 онлайн, можно узнать из этой статьи.

Как подключить овердрафт на зарплатную карту Связь банка, поможет разобраться инструкция по ссылке.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://calculator-ipoteki.ru/perechislenie-komandirovochnyh-na-zarplatnuju-kartu/