Как бухгалтеру малой компании убедить директора оплатить повышение квалификации

Будьте убедительны: инструкция для бухгалтера

Максим Ильяхов, лингвист, преподаватель МГУ, редактор 

Елена Перова, психотерапевт 

Павел Меньшиков, эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор книги «Бухгалтерия без авралов и проблем»

Умение наладить эмоциональный контакт с собеседником, найти необходимые аргументы и правильно сформулировать свои мысли поможет эффективнее решать многие рабочие и личные вопросы.

Для примера назовем только несколько ситуаций. Ваши коллеги не торопятся сдавать авансовые отчеты, но зато часто приходят к вам с просьбой пояснить, почему начислена именно такая сумма. И вы каждый раз рассказываете им примерно одно и то же, а они не понимают и через месяц снова требуют от вас объяснений.

А еще у вас постоянно отнимает массу времени сбор документов от поставщиков и клиентов. Порой приходится звонить и писать по несколько раз, делать дубликаты. Так, объемы работы постоянно растут, при этом директор не одобряет ваше предложение принять в бухгалтерию еще одного сотрудника.

А также он считает, что вы можете вполне обойтись и без обучающего семинара по бухучету, и без специальной программы для расчета заработной платы.

На эти вопросы мы попросили ответить специалистов: эксперта по повышению эффективности работы бухгалтерских служб и автора книги «Бухгалтерия без авралов и проблем» Павла Меньшикова, лингвиста, преподавателя МГУ и редактора Максима Ильяхова и психотерапевта Елену Перову. Пообщавшись с экспертами, мы сформулировали пять основных правил искусства убеждения, которыми с радостью делимся с вами. 

Правило 1

Главное — мотивация 

Максим Ильяхов:
Единственное известное мне безотказное правило убеждения — сосредоточиться на собеседнике. Зачем ему делать то, что вы хотите? Дайте причину.

«Николай Иванович, этот семинар поможет мне сэкономить нашей компании не менее 100 000 руб. на налогах». 

«Евгений, если вы вовремя сдадите авансовый отчет, по правилам компании я смогу выдать вам…» 

Если таких правил нет, их стоит придумать. Если вам приходится просить, значит, в окружающей вас системе не созданы нужные мотивирующие механизмы. Самое время их создать.  Ситуаций, в которых искомое действие нужно только вам, очень немного. Постарайтесь найти в просьбе пользу для собеседника.

Обмен документами с контрагентом — общее дело. Отдохнувший бухгалтер гораздо ценнее для компании, чем измотанный, — чем не повод согласовать отпуск? 

Проблема с просьбами часто начинается с того, что мы толком не думаем о пользе собеседника. Нужно нам, и все. Попробуйте наоборот.

Найдите пользу собеседника, и двери откроются.

Павел Меньшиков:
Подкрепляйте свою позицию цифрами. Если вам нужно выбить у генерального директора увеличение штата, откажитесь от неконкретных фраз типа «как много за последний год прибавилось работы». Замените это статистикой роста объема хозяйственных операций и другими четкими показателями, отражающими существенное увеличение трудоемкости. 

Кто бы ни был вашим оппонентом и каким бы сложным ни был обсуждаемый вопрос, спорить с вами гораздо сложнее, если ваша позиция подкреплена весомыми аргументами. Умение убеждать самым непосредственным образом способствует повышению эффективности работы бухгалтерии, так как помогает не только решать существующие проблемы в принципе, но и делать это гораздо быстрее.

Правило 2

Призывайте собеседника «быть как все»

Наши поступки во многом определяются тем, как ведут себя окружающие. Нередко человек поступает так, а не иначе потому, что так делают все люди в группе, которую он считает «своей» — достаточно привести статистику или доказательства этого. 

Когда британские налоговики рассылали уведомления, угрожая неплательщикам штрафами, почти треть адресатов их просто проигнорировала. Когда же вместо угроз авторы писем стали ссылаться на социальную норму, процент погашения задолженности резко вырос. Причем чем ближе был пример, тем выше результат.
В письме было написано: «Более 93% жителей вашего города своевременно платят налоги».

Вот другой пример. Благодаря желанию людей быть «как все», одной из гостиниц удалось сэкономить на стирке и доставке чистого белья. Объемы уменьшилась на треть после того, как в номерах появились таблички, уведомляющие гостей: «Постояльцы нашего отеля предпочитают использовать полотенце несколько раз». 

Бухгалтер может стать инициатором создания если не социальной, то «корпоративной нормы» в своей компании, например, сообщив контрагентам, что большинство партнеров и поставщиков вовремя сдают подписанные накладные, а сотрудников убедив в том, что вовремя сдавать авансовый отчет — это норма для всех, кто ездит в командировки.  

Но ни в коем случае не выдумывайте данные. Это неэтично, и шанс быть уличенным выше, чем может показаться. В будущем вам просто перестанут доверять. Если нет подтвержденной статистики, можно приводить абсолютные цифры, создающие впечатление, что так действуют все или почти все. 

Попробуйте вместо «Убедительно просим вернуть подписанные документы» сказать: «Большинство наших контрагентов внимательно ведут бухгалтерию и возвращают документы до конца отчетного периода». 

Правило 3

Включайте эмпатию

Максим Ильяхов:
Если чувствуете, что аргумент в мире собеседника недостаточно убедителен, добавляйте эмоций:

«Ты меня спасешь, если…»

«Мне будет очень приятно, если ты…»

Здесь включается альтруизм: человек любит чувствовать, что он делает доброе дело. К тому же никто не отменял принцип взаимного обмена: в обществе нас связывают взаимные обязательства, и, если сегодня я кому-то сделаю хорошо, он будет мне должен. Этот расчет происходит автоматически, почти без нашего участия. 

Эмоциональные аргументы работают, когда люди неплохо знают друг друга и как-то связаны, как минимум работают в одной компании. Убедить так малознакомого контрагента не получится.

Елена Перова
Поставьте себя на место собеседника. Постарайтесь понять, как представляет себе ситуацию другая сторона, как она видит вас. Рассмотрим пример взаимодействия бухгалтера и сотрудников организации.

Рискну предположить, что для многих работников деятельность бухгалтерии не очень понятна, а бухгалтер воспринимается как человек, который «опять от меня требует чего-то и мешает моей работе».

Такая установка не располагает к сотрудничеству. 

Попросите у них обратной связи: что для них самое неудобное во взаимодействии с бухгалтерией, как это улучшить? Сообщайте при этом и о своих приоритетах.

Размещайте информацию о своих усилиях по упрощению этого взаимодействия на сайте организации, на стендах в коридорах, чтобы сотрудники видели, что вы их действительно слышите.

Правило 4

Будьте последовательны 

Павел Меньшиков
Подготовьтесь заранее к важному разговору. Например, перед тем как приехать в налоговую инспекцию для решения какого-то вопроса, почитайте, что пишут о похожих ситуациях на бухгалтерских форумах.

Может быть, вы узнаете, что нужно на всякий случай взять с собой еще какие-то документы, или найдете полезные ссылки на пункты законодательства, защищающие права налогоплательщиков в данном вопросе.

Продумайте заранее ответы на все возможные возражения налоговых инспекторов.

Будьте кратки в изложении своих мыслей. Например, вы хотите, чтобы контрагент исправил неверно оформленный первичный документ. Просите именно то, что хотите получить.

Начинайте свой разговор сразу с изложения проблемы: «Прошу Вас не позднее такого-то числа представить такие-то документы взамен неправильно оформленных».

При этом обязательно не просто указывайте на ошибку, но и сделайте ссылку на законодательный акт, который устанавливает правила оформления: «В документах необходимо заполнить такую-то графу в соответствии с таким-то нормативным документом (номер, дата)».

Перова Елена:
Станьте понятнее своему собеседнику! Не пожалейте времени на то, чтобы объяснить, зачем нужно то, что вы от них просите, почему это полезно для всей организации.

Пользуйтесь при этом понятным обычному человеку языком, объясняйте причины и следствия, приводите примеры.

В результате такого подхода коллеги станут больше доверять бухгалтерии, начнут воспринимать вас как дружественного человека и, соответственно, будут прислушиваться к вашим пожеланиям и охотнее пойдут навстречу.

Правило 5

Не выясняйте отношения письменно!

Иногда гораздо лучше получается описать проблему или выразить свою просьбу в письменной форме. Это дает возможность последовательно и полно изложить факты, заранее собрать и проверить цифры, дать ссылки на нормативные документы. Но, если в процессе переписки вы зашли в тупик или чувствуете напряжение, переходите к устному общению. 

Максим Ильяхов:
Когда в разговоре появляются эмоции: обида, эмоциональная претензия, нарастающий конфликт — нужно общаться устно. Никогда не выясняйте отношения письменно. Вот почему.

Текст отлично вызывает эмоции, но очень недостоверно их передает. Вы можете заложить в свое письмо весь свой такт, вежливость и доброту, но собеседник в другом эмоциональном состоянии вас просто не поймет. Еще хуже — он прочитает ваше письмо в таком тоне, будто вы на него кричите или издеваетесь над ним. Будет только хуже.

Даже если вы хорошо знакомы с собеседником, правильно понять ваше настроение ему помешает отсутствие невербальных средств общения: жестов, мимики и интонации. Согласитесь, фраза «даю вам последний срок», сказанная доброжелательно и даже с юмором по телефону, будет воспринята совсем по-другому, нежели написанная в письме.  

Подводя итоги

Конечно, предложенные правила не универсальны. Но мы надеемся, что знание простых приемов убеждения поможет вам отстоять свою точку зрения не только в общении с коллегами, но и в личной жизни. Вероятно, вам придется немного поэкспериментировать, потренироваться, прежде чем вы поймете, как лучше действовать в той или иной ситуации. А со временем искусство убеждать войдет в привычку. 

Источник: https://kontur.ru/articles/2224

Как бухгалтеру малой компании убедить директора оплатить повышение квалификации

Вы нашли подходящий курс повышения квалификации для бухгалтеров, но собственный бюджет не позволяет приступить к обучению прямо сейчас? Обратитесь к директору с просьбой профинансировать ваше профессиональное развитие. В этой статье найдете аргументы, которые помогут убедить несговорчивое руководство.

Придя к директору, вы можете услышать разные причины, по которым компания не готова оплачивать обучение сотрудников. Наиболее распространенные объяснения: «нет лишних средств в бюджете», «курсы не приносят видимую пользу компании и не окупаются». Некоторые директора боятся, что после обучения бухгалтер уволится, и все траты окажутся напрасными.

В зависимости от причины отказа, используйте аргументы ниже. Если не уверены, что сможете подобрать подходящий аргумент «на лету» при личной беседе, возьмите паузу. Составьте мотивационное письмо. Направьте его по электронной почте или возьмите с собой на следующий визит к директору.

Аргумент 1. «Мое обучение сэкономит компании ХХХ руб.»

Упирайте на то, что на курсах вы освоите новые усовершенствованные методики построения учета, узнаете о недавних изменениях в законодательстве и как их грамотно применять в работе. В итоге ошибок станет меньше, а объем работы сможете выполнять больше, чем раньше, за тот же отрезок времени.

Проведите экономические расчеты: сколько времени вы тратите сейчас на исправление ошибок, и сколько денег от этого теряет компания. После вашего курса обучения такие временные и материальные затраты будут стремиться к нулю.

Например, каждую неделю у вас уходит около 4 часов на то, чтобы проверять первичку контрагентов на ошибки и потом исправлять их в учетной программе. При 40-часовой рабочей неделе такие временные затраты составляют 10 процентов от вашего рабочего времени.

Получается, что 10 процентов от вашей зарплаты компания ежемесячно тратит на исправление ошибок. После обучения вы примените методики, которые упростят проверку документов и сократят число ошибок. Те же 10 процентов зарплаты станут уже не минусом, а плюсом для компании.

Вы будете тратить время не на ошибки, а на другие полезные рабочие дела.

Смотрите программу курса повышения квалификации в Школе главбуха малого предприятия >>

Аргумент 2. «Свое будущее я вижу в этой компании. Чтобы развивалась компания, должен развиваться и я. От этого выиграют обе стороны»

Намекните руководителю: даже если вы пойдете на курсы за свой счет, едва ли вы захотите получать такаю же зарплату, как до обучения. Выходит, рано или поздно компания понесет расходы – если не на обучение сотрудника, то на повышенный оклад.  К тому же разовый платеж за курсы обойдется дешевле, нежели регулярные надбавки к зарплате.

Дальновидный руководитель поймет, что лучше вложиться сейчас и получать прибыль завтра. Поскольку технологии и методы постоянно меняются, знания быстро устаревают. Через год-другой руководитель осознает, что его штат работает не по современным стандартам, квалифицированный персонал будет стоить уже дороже.

Аргумент 3. «У меня есть рекомендации от бухгалтеров наших конкурентов, которые прошли такое обучение»

Соберите отзывы коллег, которые прошли выбранный вами курс повышения квалификации. Это могут быть рекомендации бухгалтеров, с которыми вы общаетесь лично или на форумах, или же просто сторонние положительные отзывы из интернет-ресурсов. За помощью в сборе информации можно обратиться к менеджеру Школы

Больший вес возымеют рекомендации от бухгалтеров тех компаний, которые работают в той же отрасли, что и ваша фирма. Мудрый руководитель не захочет отставать от конкурентов в способах совершенствования персонала.

Аргумент 4. «Я передам полученные знания и навыки другим сотрудникам бухгалтерии»

Приведите директору довод, что после обучения вы можете стать наставником для остальных коллег. Работать эффективнее станет не один человек, а весь отдел. А значит экономию, которую вы рассчитали для аргумента 1, можно умножить на количество сотрудников бухгалтерии.

Чтобы подкрепить свои обещания, подпишите соглашение с компанией, что вы обязуетесь применять в работе все полученные знания и делиться ими со своими коллегами.

Аргумент 5. «После обучения я останусь в компании, пока не кончатся мои обязательства перед вами»

Предложите своему руководителю дополнить трудовой или коллективный договор пунктом примерно такого содержания: работник, прошедший курс повышения квалификации или профпереподготовки за счет организации, обязан отработать в компании не менее 2 лет после завершения обучения. Если в «гарантийный» период сотрудник решит уволиться, он обязан выплатить неустойку. Так вы покажете директору серьезность своего предложения.

Аргумент 6. «Мне нужны эти знания, поэтому я готов на оплату 50/50»

Кому как ни бухгалтеру лучше знать о финансовом положении компании. Не бойтесь продемонстрировать это и предложить сделку «50/50».

Согласившись на оплату пополам, вы только докажете директору свою ответственность. В обучении заинтересованы и вы, и компания. Вам действительно нужны новые знания, чтобы повысить эффективность учета, поэтому вы готовы участвовать в расходах тоже.

Читайте еще по теме:

Источник: https://www.26-2.ru/art/351943-kak-buhgalteru-maloy-kompanii-ubedit-direktora-oplatit-povyshenie-kvalifikatsii

Как убедить бухгалтера повышать квалификацию

Руководство зачастую требует, чтобы сотрудники бухгалтерии каждый год повышали квалификацию. Как убедить бухгалтера повышать квалификацию, мы рассказали в статье.

Шпаргалка: как учесть расходы на обучение сотрудника в интересах организации >>

Требования к базовому образованию и повышению квалификации установлены для бухгалтеров в профессиональном стандарте. Там есть правило о том, что главбух должен освоить программы повышения квалификации и программы профессиональной подготовки.

Но документ не конкретизирует, как и с какой периодичностью это делать. А требования в отношении минимального стажа и дополнительного образования актуальны только для соискателей на должность бухгалтера, у которых нет профильного образования.

Об этом специалисты Минтруда сообщили в письме от 12.01.2016 № 14–3/В-3.

Так обязаны бухгалтеры или нет время от времени повышать свою квалификацию? Расскажем об этом далее.

Кто обязан проходить повышение квалификации

Обязанность и частота прохождения повышения квалификации установлена только для государственных служащих.

Например, если бухгалтер — гражданский служащий и работает в федеральном органе власти, тогда он должен проходить обучение не реже одного раза в три года (Указ Президента от 28.12.2006 № 1474).

А вот для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений таких норм на законодательном уровне нет.

Профессиональный стандарт носит рекомендательный характер. Он становится обязательным к применению, если такая обязанность содержится в Трудовом кодексе, других федеральных законах или нормативных актах.

Однако в локальном акте работодатель может закрепить требование о том, чтобы сотрудники бухгалтерии повышали квалификацию. Например, раз в три года. Это следует из статьи 195.3ТК и разъяснено в письме Минтруда от 04.04.

2016 № 14–0/10/13–2253.

Как прописать порядок и условия повышения квалификации

Учреждение само определяет, будет ли оно за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения устанавливают в коллективном договоре. В нем же уточняют, какие сотрудники имеют право проходить повышение квалификации за счет учреждения и с какой периодичностью. А также какие гарантии и компенсации учреждение предоставляет сотруднику (ст. 197 ТК).

Образец. Фрагмент коллективного договора

Допустим, учреждение приняло решение, что главный бухгалтер должен повышать свою квалификацию не менее одного раза в три года. Тогда условия и порядок обучения можно указать в его трудовом договоре или соглашении к нему. Такие правила предусмотрены статьями 196 и 199 ТК.

Если работодатель не прописал условия и порядок обучения в локальных актах, а бухгалтер по своей инициативе и за свой счет прошел переподготовку, работодатель не обязан возмещать ему расходы. Ведь должность бухгалтера не предполагает обязанность работодателя оплачивать повышение квалификации в течение всей трудовой деятельности.

Какие поправки Минтруд планирует внести в профстандарт

Минтруд разработал проект новой редакции стандарта «Бухгалтер». В нем указана периодичность, с которой бухгалтер должен повышать квалификацию, чтобы соответствовать профессиональному стандарту. Министерство разместило этот документ на сайте regulation.gov.ru.

Если запланированные поправки вступят в силу, то главбухи должны будут повышать квалификацию как минимум раз в три года. Раньше периодичность прохождения курсов повышения квалификации не оговаривалась.

В обновленном профстандарте, помимо должности «бухгалтер», появятся такие должности:

• бухгалтер I категории (пятый уровень квалификации);
• бухгалтер II категории (пятый уровень);
• начальник отдела бухучета (шестой уровень);
• директор по бухгалтерскому аутсорсингу (восьмой уровень).

По новому документу, чтобы стать бухгалтером, надо иметь среднее образование. При этом опыт работы не требуется. Однако для повышения категории необходим опыт работы.

Чтобы работать главбухом, человек должен иметь шестой, седьмой или восьмой уровень квалификации. При этом главбух седьмого и восьмого уровней обязан иметь высшее образование и проходить программы повышения квалификации.

Уволить сотрудника за то, что он не соответствует профстандарту, нельзя. Но можно уволить по другой причине: если сотрудник не соответствует своей должности по результатам аттестации.

Дорогой коллега, в июне 9 месяцев подписки по цене 6! Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/97875-kak-ubedit-buhgaltera-povyshat-kvalifikatsiyu

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники.

В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса.

Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.

Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д.

Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности.

Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать.

Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.

Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли. Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг.

Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе.

Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд.

В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен. Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.

Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

Пример

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе.

Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса.

Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса.

Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании.

Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось».

Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений.

Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции.

Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств.

Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы.

На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.

И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов.

В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг.

Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом.

Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

1. Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Источник: https://bporus.ru/press/publications/kak-povysit-jeffektivnost-raboty-buhgalterskoj-sluzhby/

Подготовка главного бухгалтера для предприятий малого бизнеса (Бухгалтерский учет-практикум + 1С)

Привитие слушателям практических навыков для составления налоговой, бухгалтерской отчетности и ее анализа применительно к особенностям предприятий малого бизнеса, а также практическое обучение самостоятельной работе с программным комплексом «1С: Бухгалтерия предприятия» (редакция 3.0).

Цель достигается путем решения сквозной задачи по составлению отчетности предприятия.

Программа ориентирована на бухгалтеров, имеющих практический опыт работы в должности бухгалтера, желающих повысить свой профессиональный уровень и занять должность главного бухгалтера, а также на главных бухгалтеров предприятий малого бизнеса, желающих повысить свою квалификацию.

В результате изучения программы слушатели получают систематизированные знания по большому кругу вопросов, входящих в компетенцию главного бухгалтера.

Расписание занятий

Раздел 1. Главный бухгалтер для малого предприятия (Бухгалтерский учет-практикум)

Продолжительность курса — 40 часов.

Занятия по 1 разделу проводит профессиональный преподаватель:

Бабарико Екатерина Иосифовна — к.э.н., Опыт работы более 20 лет: в т. ч. Преподаватель кафедры менеджмента РАНХ и ГС. Главный бухгалтер МП, заместитель главного бухгалтера, директор центра, Заместитель директора, Кубанский Государственный Университет, Южный институт менеджмента Преподаватель социально-экономических дисциплин.

1. Регистрация малого предприятия

• Понятие и классификация МП (юр. лица, ИП)
• Учредительные документы (устав, договор)
• Учет уставного капитала в ООО
• Открытие расчетного счета в банке
• Регистрация в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат

2. Основы бухгалтерского учета.

• Основные задачи бухгалтерского учета и правила
• Объекты бухгалтерского учета и их классификация
• Формы бухгалтерского учета и их сущность
• Учетная политика предприятия
• Права и обязанности главного бухгалтера
• Инвентаризация имущества и обязательств.

  Порядок ее проведения, оформления результатов инвентаризации

• Основы налогообложения
• План счетов бухгалтерского учета
• Классификация бухгалтерских документов
• Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах
• Формы документов, заполняемые при совершении хозяйственных операций
• Право подписи первичных документов
• Порядок хранения и изъятия первичных документов и учетных регистров

3. Учет денежных средств, кассовых операций, расчетов с подотчетными лицами

• Основные нормативные документы
• Обязанности кассира. Приказ по предприятию
• Лимит кассы. Приходный и расходный кассовый ордер
• Поступление наличных денег в кассу организации и сдача их в банк
• Чековая книжка.

  Получение наличных денег в банке

• Использование кассовых аппаратов и порядок работы на ККТ
• Осуществление расчетов наличными деньгами между юридическими лицами
• Оформление кассовой книги
• Учет переводов в пути
• Открытие расчетного счета в банке
• Безналичные формы расчетов
• Расчеты по валютным счетам.

  Курсовые разницы

• Приобретение ТМЦ за наличный расчет и порядок оформления
• Командировочные расходы внутри страны и за рубеж
• Составление авансового отчета

4. Учет труда и зарплаты. Расчет пособий

• Виды, формы и системы оплаты труда, порядок ее начисления
• Документы по учету личного состава труда и его оплаты
• Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда
• Расчет НДФЛ. Обязанности налоговых агентов по исчислению и уплате в бюджет НДФЛ.

• Расчет оплаты отпусков, компенсации за неиспользованный отпуск
• Расчет пособий по временной нетрудоспособности
• Расчет отпуска по беременности и родам
• Расчет пособий по уходу за ребенком до 1.

  5 лет

• Учет страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве

5. Начисление страховых взносов

• Система страховых взносов на обязательное социальное страхование
• Плательщики страховых взносов на обязательное социальное страхование
• Тарифы (ставки) страховых взносов на обязательное социальное страхование
• Расчетный и отчетный периоды по страховым взносам на обязательное социальное страхование
• Порядок исчисления и уплаты страховых взносов с выплат физическим лицам
• Обязанности плательщиков пенсионных взносов в сфере персонифицированного учета
• Отчетность страховых взносов на обязательное социальное страхование. Заполнение расчетов по форме 4-ФСС РФ, РСВ-1 ПФР

6. Учет основных средств, нематериальных активов, материально — производственных запасов

• Основные нормативные документы
• Классификация основных средств
• Учет амортизации основных средств
• Переоценка основных средств
• Учет ремонта и выбытия основных средств
• Учет аренды и лизинговых операций с основными средствами
• Учет амортизации нематериальных активов
• Материально-производственные запасы. Их классификация
• Оценка материально-производственных запасов
• Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

7. Учет затрат на производство, выпуска готовой продукции, реализации

• Основные нормативные документы
• Учет затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)
• Нормы и нормативы затрат, включаемых в себестоимость продукции
• Учет затрат на транспортные расходы
• Калькулирование себестоимости продукции (работ, услуг)
• Отгрузка и реализация готовой продукции (работ, услуг)
• Учет коммерческих расходов
• Договор купли-продажи, аренды, лизинг
• Реализация продукции (работ, услуг)

8. Дебиторская и кредиторская задолженность

• Понятие дебиторской и кредиторской задолженности.

  Сроки расчетов и исковой давности

• Расчеты с бюджетом по налогам и сборам
• Специальные налоговые режимы (УСН и ЕНВД, патент)
• Учет расчетов с покупателями и заказчиками
• Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
• Учет расчетов с учредителями
• Учет кредитов и займов
• Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

9. Учет капиталов. Формирование финансовых результатов

• Чистые активы и их взаимосвязь с уставным капиталом
• Учет резервного капитала
• Учет добавочного капитала
• Учет нераспределенной прибыли и непокрытого убытка
• Понятие и классификация доходов организации. Признание доходов
• Учет прочих доходов и расходов. Назначение счета 91 «Прочие доходы и расходы»
• Учет прибылей и убытков. Порядок закрытия счета 99 «Прибыли и убытки»

10. Финансовая отчетность организации

• Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности организации и ее оформление
• Порядок составления баланса Ф.1
• Порядок отчета о прибылях и убытках Ф.2
• Порядок составления отчета о движении денежных средств Ф.4

Раздел 2. 1С: Бухгалтерия. Практика применения при УСН

Продолжительность курса — 40 часов.

Занятия проводит профессиональный преподаватель:

программы:

• Подготовка и запуск программы. 
• Заполнение сведений об организации. 
• Настройка параметров учета. Учетная политика. 
• Организация учета для целей УСН. 
• Заполнение справочников. Ввод сведений о покупателях и поставщиках. Ввод начальных остатков. 
• Типовые операции. Учет расходов будущих периодов. Поступление товаров.

  Оплата поставщику. Учет продажи товаров в оптовой торговле. Складские операции. Продажа в розницу через автоматизированную торговую точку. Учет материалов. Учет готовой продукции. Оказание услуг. Учет основных средств. Учет кассовых операций. Учет банковских операций. Расчеты с подотчетными лицами. Операции комиссионной торговли. Акт зачета взаимных требований.

  Акт сверки взаиморасчетов. Учет оплаты труда. 

• Завершающие операции отчетного периода. Закрытие месяца. 
• Стандартные отчеты. Кассовая книга. 
• Специализированные отчеты. 
• Налоговый учет доходов. Налоговый учет расходов. Книга учета доходов и расходов. Анализ состояния налогового учета при УСН. Составление налоговой декларации по УСН.

  Декларация по налогу, уплачиваемому при УСН.

Дополнительно:

Каждому слушателю предоставляется отдельное рабочее место с персональным компьютером для выработки практических навыков ведения учёта в системе «1С: Предприятие 8».

Слушателям, аттестованным НП «ППБА» по системе многоуровневой непрерывной сертификации UCPA, не имеющим задолженности по оплате взносов, выдается 40-часовой сертификат в зачет 40-часовой программы повышения квалификации, неаттестованным бухгалтерам выдается сертификат о прохождении повышения квалификации.

Расписание курсов

Источник: http://ecip.spb.ru/professionalnaya-podgotovka-obuchenie/glavnyj-bukhgalter-dlya-malogo-biznesa.html