Инвентаризация мебели и оргтехники

Инвентаризация офиса. Как правильно проводить? Примеры и кейсы от компании ORRLA

Инвентаризация офиса от компании ORLA: мебели, офисной и компьютерной техники и прочего имущества.Мы знаем, как правильно провести инвентаризацию имущества в офисе!Обращайтесь по телефону +7 (495) 204-20-68 или заполните заявку на сайте.

Ответственный и внимательный собственник должен знать о своем имуществе абсолютно все: где оно находится, в каком количестве, состоянии, правильно ли оно используется и т.д.

Невозможно эффективно управлять предприятием без своевременных и точных сведений такого характера.

От этого зависит бесперебойность рабочего процесса, финансовая дисциплина, достоверность документации и соответствие результатов деятельности фирмы ранее поставленным задачам руководителя.

Техническое оснащение вашего офиса – крайне важный момент. Для того, чтобы иметь достоверную информацию о его состоянии, соответствующую реальному положению дел на данный момент, необходимо регулярно проводить инвентаризацию офиса. Наличие имущества по факту необходимо сверять с соответствующей учетной документацией. Это обеспечит вам достоверную и грамотную отчетность.

Результаты инвентаризации средств в офисе не всегда бывают точны.

В связи с этим проблемы различного рода могут выявиться при закрытии договора аренды, проверке отчетной документации за очередной прошедший период, в случаях кражи или порчи имущества (как случайной, так и преднамеренной), неожиданного выявления неисправности технических средств и т.д. Наиболее часто проблемы возникают при реорганизации фирмы или смене ее собственника.

Чтобы избежать непредвиденных неприятностей и не ломать голову над срочным решением неожиданных проблем, необходимо заранее принять меры. А именно, регулярно и ответственно организовывать проведение инвентаризации имущества офиса и правильно оформлять документацию по этому вопросу.

Как проводить инвентаризацию в офисе?

Инвентаризация офиса состоит из нескольких важных моментов:

• Прежде всего, необходимо описать и промаркировать все объекты, которые подлежат проверке.
• Далее нужно составить учетные списки и списки, сличающие данные бухгалтерского учета предприятия и сведения, занесенные в инвентаризационные описи.
• Важно также определить ответственных лиц. Именно они должны будут расписаться в заполненном акте инвентаризации. Без этой важной подписи документ будет недействителен.
• Учет проводят относительно расположению средств по объектам и помещениям.
• Вся отчетность должна быть заполнена в соответствии с установленными требованиями и должна реально отражать фактическую ситуацию наличия и состояния имущества на данный момент. Только тогда вы сможете своевременно получать достоверную информацию о средствах в вашем офисе.

Однако, стоит учитывать тот момент, что если проводить инвентаризацию мебели в офисе, а также более крупного или мелкого имущества силами сотрудников компании, не компетентных в сфере учета и ревизии основных средств, то результаты могут быть очень даже не точными, а в отдельных случаях и вовсе недостоверными. Независимая инвентаризация может быть проведена только профессионалами, поэтому лучше отдать это дело на аутсорсинг.

Как часто нужно проводить инвентаризацию офисного имущества?

Законом установлены определенные сроки проведения инвентаризации. Если не произошло никаких непредвиденных ситуаций, подобных описанным выше, то проверку проводят не менее 1 раза в течение 3-х лет. Также инвентаризация обязательна при смене материально ответственных лиц.

Какие трудности могут возникнуть в процессе?

Если вы не являетесь профессионалом в сфере ревизии, будьте готовы к тому ,чтобы столкнуться с массой сложностей и просто неприятных моментов, которые будут негативно влиять на процесс проведения инвентаризации офиса.

Сотрудники компании «ОРЛА» ежедневно сталкиваются с различными ситуациями во время инвентаризации имущества в офисе и знают, как их решить быстро и легко. В копилке наших кейсов есть несколько примеров того, как некоторые, казалось бы даже незначительные моменты могут существенно повлиять на ход ревизии.

Пример № 1. Территориальная доступность

Мы уже писали об этом ранее. Дело в том, что иногда приходится сталкиваться с проведением инвентаризации в офисах компаний в различных населенных пунктах, городах и даже регионах одновременно.

К примеру, наши сотрудники проводили инвентаризацию в 200 отделениях Сбербанка России, расположенных по всей Кировской области. Труднодоступность тех или иных населенных точек была достаточно сложна (электричка или рейсовый автобус — раз в 1-2 дня).

Конечно, можно поручить ревизию и сотрудникам удаленного офиса, однако, кто будет их контролировать? А вам ведь нужны достоверные сведения!

Пример № 2. Временные рамки

При проведении ревизии всегда ставятся какие-то сроки, будь то 1-2 дня или месяц, в зависимости от объема. Однако, когда дело касается инвентаризации офиса, то считать приходится во время рабочего дня компании. И здесь важно не только пересчитать все быстро и точно, но и не помешать рабочему процессу.

Если инвентаризацию будут проводить сотрудники вашей компании, то рабочий процесс напрочь встанет, согласитесь! Однако бывает и такое, что доступы в кабинеты бывают только на пару-тройку часов, а то и меньше, и даже не каждый день.

аботать приходилось в ускоренном темпе, бегать из кабинета в кабинет. Для непрофессионала — это настоящая проблема, ведь риск совершения ошибки очень велик! Мы же справились с данной задачей превосходно, потому что опыт и знания позволяют нам проводить инвентаризацию офиса быстро и с высокой точностью.

Пример № 3.Нестандартное имущество

Что такое имущество? Это и ложка-вилка в ресторане, и, например, сложное высокотехнологичное оборудование на заводе или фабрике. И все это подлежит учету.

Мы столкнулись с ситуацией, когда нам пришлось проводить инвентаризацию на целом парусно-моторном судне, наполненным до краев всевозможным оборудованием.

А в другом случае мы пересчитывали море вилок-ложек-ножей в ресторанах, расположенных в разных городах России. И сделали работу с абсолютной независимостью и непредвзятостью!

Примеров можно провести еще массу. Все они ведут к тому, что процедура проверки весьма трудоемка. Она может занимать много времени и доставлять много хлопот сотрудникам фирмы, привлеченным к осуществлению ее процесса.

Поэтому более рациональным решением вопроса будет обратиться в специализированную компанию «ОРЛА».

• Вам не нужно будет тратить время на формирование инвентаризационной комиссии.
• Работники предприятия не будут отвлекаться от своих основных обязанностей, а проверку проведут люди, являющиеся профессионалами в этом деле.
• Вы будете уверены, что все элементы проверки проходят должным образом, что соответствующая документация оформлена верно.
• Вы предупредите возможные непредвиденные проблемы несоответствия данных по документам и по факту, негативно отражающихся на деятельности фирмы.
• Вы будете уверены, что все элементы проверки проходят должным образом, что соответствующая документация оформлена верно

Вы также в любой момент будете иметь достоверную и точную информацию о наличии и состоянии средств в вашем офисе и ничто не встанет на пути вашей плодотворной и эффективной работы.

Если вам необходимо правильно провести инвентаризацию в офисе, обращайтесь к нам по телефону +7 (495) 204-20-68 или заполните заявку на сайте.

Источник: https://orrla.ru/inventarizaciya-ofisa/

Инвентаризация в цифровом формате

IT ManagerИТ в бизнесеУправление

Григорий Рудницкий | 08.01.2019

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – один из наиболее распространенных бизнес-процессов в любой организации.

Материалы и продукция на складе, инвентарь в производственных помещениях и в офисах – все это не лежит мертвым грузом, а поставляется клиентам и партнерам, перемещается в пределах компании, закрепляется за определенными сотрудниками и т. д. Каждая операция с единицей ТМЦ должна быть строго задокументирована.

Для этого переписывается ее инвентарный номер, а соответствующая информация вводится в учетную систему. Периодически, обычно не реже раза в год, в компании проходят инвентаризации ТМЦ, в рамках которых все материальные активы пересчитываются, закрепляются за конкретными владельцами и подразделениями.

Неудобства и ошибки

Как происходит учет ТМЦ на практике? Обычно существует несколько подходов. Наиболее «древний» заключается в переписывании инвентарных номеров в блокнот или специальную тетрадь с последующим вводом этих номеров в электронную таблицу Excel. Затем из электронной таблицы данные переносятся в учетную систему.

Если изначально была допущена какая-либо ошибка, она всплывет только на последнем этапе, при попадании в систему. Другой, более современный способ подразумевает также ручной ввод данных, но уже непосредственно в систему, что немного снижает трудоемкость процесса, хотя процент ошибок от этого меньше не становится.

Человеку свойственно ошибаться, об этом говорили еще древние римляне, а большой объем рутинных операций, связанных с переписыванием инвентарных номеров, состоящих из букв и цифр, никак не способствует ясности ума и, соответственно, ведет к увеличению процентной доли ошибок, которая может составлять 10–30%.

А теперь представьте, что на складе происходит постоянное товародвижение. В этом случае учет ТМЦ устаревшими методами превращается в настоящую головную боль и источник проблем.

Планшет в помощь

Внедрение технологий штрих- и QR-кодирования позволяет автоматизировать и упростить множество бизнес-процессов, в том числе и учет товарно-материальных ценностей. Все, что для этого необходимо, – наличие мобильного устройства (смартфона или планшета) с установленной на нем программой для считывания кодов.

Одно из таких решений разработано российской компанией «Интеллектуальные Медиа Системы». Оно называется SmallSmarty и работает по клиент-серверной модели. Его уже положительно оценили первые заказчики, среди которых такие организации, как НПО «Институт прикладной энтомологии», компании «РентСтройТранс» и «СпецГеоСтрой».

  В качестве клиента SmallSmarty используется мобильное устройство на базе Android версии 5.

На мобильном устройстве устанавливается специальное приложение, которое можно бесплатно загрузить из Google Play. В качестве сканера может выступать как внешнее устройство, сопряженное по Bluetooth, так и штатная камера, которая имеется практически в любом современном планшете или смартфоне.

Пользователь сканирует код, информация передается в мобильное приложение, которое по беспроводному каналу связывается учетной системой «1С». Туда и пересылаются данные. Если связь с базой отсутствует, данные сохраняются в памяти устройства, а затем, при восстановлении соединения, синхронизируются с системой.

В тех случаях, когда считать код не удается (поврежденная или поцарапанная поверхность), пользователь может ввести цифровые данные вручную, непосредственно в мобильном приложении.

Мобильный клиент SmallSmarty разработан специалистами компании «Интеллектуальные Медиа Системы» с использованием Android Studio и других популярных инструментов. Из мобильных платформ SmallSmarty поддерживает только Google Android.

Что касается Apple iOS, работа с ней связана с определенными сложностями, таким как необходимость сертификации внешних применяемых сканеров самой компанией Apple. Процедура эта не только сложная, но и дорогостоящая, соответственно, и рынок такого оборудования в России практически отсутствует.

Посредники не нужны

Чем отличается решение SmallSmarty от конкурирующих продуктов? Можно выделить три ключевых пункта:

●      Простота и удобство настройки.

●      Не нужно устанавливать дополнительное ПО и оборудование.

●      Нет необходимости дорабатывать системы «1С».

Объясним подробнее. Установить мобильное приложение и связать его с учетной системой на платформе «1С» под силу любому пользователю. Для этого не нужно привлекать специалистов технической поддержки. Также нет необходимости в установке промежуточного программного обеспечения. Все, что требуется, – мобильный клиент и система «1С» в одной из типовых конфигураций. Дорогостоящие (100–120 тыс.

рублей) терминалы для сбора данных тоже покупать не придется. Мобильное устройство средней ценовой категории (10–20 тыс. рублей) вполне справится с задачей считывания штрих- и QR-кодов, хранения данных и передачи их по беспроводной сети. Саму систему «1С» также не нужно дорабатывать или устанавливать дополнительные сторонние компоненты. Она вполне готова к работе со SmallSmarty «из коробки».

Лучший друг кладовщика

Для того чтобы не быть голословным, давайте поставим себя на место рядового сотрудника склада, которому необходимо отгрузить целый вагон или контейнер небольших по размеру товарно-материальных единиц. Это могут быть электронные компоненты, компьютерные мыши и любые другие материалы или продукты.

Можно подойти к решению такой задачи по старинке, воспользовавшись одним из вышеуказанных способов (записывать номера в блокнот, а затем переносить их на компьютер). Но представьте, сколько номеров придется записать, а затем перенести. От большого числа таких рутинных операций быстро накапливается усталость и значительно возрастает число ошибок.

Конечно, можно и нужно провести дополнительную проверку, но и здесь никто не застрахован от ошибок, поскольку ее тоже осуществляет живой человек. В том случае, когда вы используете штрих- или QR-код и решение SmallSmarty, ошибка с неправильно наклеенной меткой будет замечена сразу.

Сравните сами: считывание QR-кода мобильным сканером занимает менее одной секунды, в то время как переписывание номера в тетрадку отнимает 20–30 секунд.

Помощь при инвентаризации

Любая организация периодически проводит инвентаризацию оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственного и прочего инвентаря. Как правило, такая операция осуществляется не реже, чем раз в год. В ходе инвентаризации переписываются и пересчитываются все товарно-материальные ценности, находящиеся на балансе. Обычно этот процесс состоит из нескольких шагов.

В учетной системе формируется инвентаризационная опись, затем один или несколько сотрудников обходят офисы и другие помещения, вручную переписывают найденное оборудование и другой инвентарь, а затем вносят информацию о найденных ТМЦ в программу.

Результаты инвентаризации, заверенные главным бухгалтером, используются для дальнейшего принятия руководством решений по приобретению нового оборудования, списанию старого и т. д. При использовании мобильного решения инвентаризационная ведомость загружается в память устройства. В ходе инвентаризации происходит сканирование штрихкодов, информация с которых автоматически вносится в ведомость.

Затем при выгрузке ведомости в учетную систему предстает полная картина наличия материальных активов. Таким образом, процесс инвентаризации становится качественным и прозрачным.

Преимущества для бизнеса

Что касается стратегических преимуществ для бизнеса, которые дает решение SmallSmarty, то здесь в первую очередь нужно отметить достоверность учета и инвентаризации ТМЦ. Данные легко проверяются автоматически, без сложных ручных проверок.

Для компаний, предоставляющих оборудование в аренду своим заказчикам, переход на систему сканируемых штрихкодов дал возможность перейти с месячного выставления счетов на подневное, проводить периодические «срезовые» инвентаризации, иллюстрирующие наличие техники в офисе.

Внедрение мобильного сканирования и системы штрихкодов способствует наведению порядка в складском учете, что предоставляет возможность перейти на следующий шаг – внедрение RFID-меток, что еще больше снизит затраты на инвентаризацию и учет. Разработчики в ближайшее время предложат заказчикам поддержку RFID, а пока эта технология находится в стадии финального тестирования

Ключевые слова: мобильные приложения, мобильные сервисы

Горячие темы: Бизнес в цифре

Журнал IT-Manager № 12/2018    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Источник: https://www.it-world.ru/cionews/management/143049.html

Как провести инвентаризацию компьютерной техники в офисе

Терентьев Богдан

Какую максимальную сумму можно удержать из зарплаты виновного сотрудника в счет погашения недостачи по итогам инвентаризации? Ежемесячно можно удерживать не более 20% от заработка. Вопрос №2.

Какие последствия могут грозить организации при обнаружении налоговиками неучтенных компьютеров? Подобные ошибки в учете ведут к искажению данных бухгалтерской отчетности. Если оно равно или больше 10%, то минимальный штраф составит 5 тыс. р. Вопрос №3.

Можно ли взыскать выявленную недостачу с материально ответственного сотрудника, который уволился до начала инвентаризации? Нет. Согласно ст. 232 ТК РФ расторжение с работником трудового соглашения не освобождает его от ответственности за недостачу.

Для доказательства того, что ущерб нанесен работником, нужно проводить инвентаризацию при его увольнении. Спустя время доказать его вину нельзя и взыскать недостачу тоже. Вопрос №4.

Что такое инвентаризация компьютеров и как она производится?

На основании данных описей комиссия оформляет акт об итогах контроля. Завершающим этапом является сверка полученной информации с данными бухучета. Вносятся необходимые корректировки, наказываются виновники и т.
д. Пример.

В октябре 2016 в ходе инвентаризации в ООО «Удача» выяснилось, что в эксплуатации находится компьютер, купленный в июле прошлого года. Он не был принят к учету. Стоимость объекта составляет 50 150 р., в т. ч. НДС — 7 650 р.

Компьютер нужно поставить на учет и начислить амортизацию за весь период его функционирования.

— принят к учету компьютер; Дт 19.1 Кт 60 7 650 р.

Инвентаризация офиса. как правильно проводить? примеры и кейсы от компании orrla

Важно Первая из них – это модернизация компьютерной техники, программного обеспечения и всей области ИТ в компании. Второй причиной можно назвать обновление состава штатных сотрудников, которые работают в сфере информационных технологий.

Что же попадает под учет во время инвентаризации? Это серверы, периферийное оборудование, персональные рабочие станции (компьютерная техника) сотрудников, системы вентилирования, охлаждения серверов, компоненты электроснабжения для рабочих станций пользователей и центральных узлов.
Кроме того, подобной деятельности может подвергаться ПО (прикладное, серверное, специальное и общее). Все мероприятия системы данных осуществляются вместе со штатом сотрудников клиента, так как нужно обеспечить санкционированный доступ к хранилищам информации, получить все необходимые допуски и разрешения.

Порядок, сроки и правила инвентаризации компьютеров

Проведение

• До начала процедуры бухгалтер обязан предоставить комиссии документ бухгалтерского учета имущества, находящегося в ведении организации с указанием стоимости каждого наименования и остатков на момент проведения последней инвентаризации.
• Глава комиссии должен заверить своей подписью приходные и расходные документы, сделав пометку «До инвентаризации на… (дата)». Далее комиссия сверяется со старыми данными, отмечая, какое имущество, в каком количестве, состоянии отмечено в предыдущей документации и как дело обстоит по факту на момент проведения новой инвентаризации. Важно отметить, что в зависимости от того, какое именно имущество описывается, используются те или иные форматы актов инвентаризации.

Как лучше провести инвентаризацию оргтехники?

Каждая инвентаризация в зависимости от целей ее проведения имеет ту или иную наполненность. Состав работ, которые должны будут проводится именно в этот раз, определяется руководителем организации, на балансе которой находятся компьютеры. В перечень работ могут входить такие моменты:

• пересчет единиц техники;
• сверка инвентарных номеров;
• сверка зарегистрированных мест расположения той или иной техники в кабинетах организации;
• анализ необходимости списания той или иной техники по старости и моральной изношенности;
• проверка качества работы операционной системы компьютеров;
• анализ эффективности использования краски на катриджах для распечатывания;
• проведение проверки компьютеров специальными программами либо по сети.

Постановление и приказ Для проведения инвентаризации на предприятии издается приказ руководителя организации.

Особенности инвентаризации компьютеров

Инвентаризация – это сверка имеющихся у бухгалтера данных о наличии определенного материального имущества и реального количества этого имущества на складке, в офисе. Подробнее об инвентаризации вы узнаете из статьи Что такое инвентаризация. Поскольку инвентаризация является очень важным и с организационной, и с финансовой стороны процессом, проводить ее следует по всем правилам.

Внимание Этапы инвентаризации Подготовка Перед тем как проводить инвентаризацию, необходимо оформить приказ руководства организации на осуществление данной задачи. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале. В документе должно быть отражено, какое именно имущество будет подвергаться инвентаризации. Для проведения работы собирается специальная комиссия.

Как проводить инвентаризацию?

Также инвентаризация компьютерной техники позволяет определить, насколько изменилась стоимость отдельных объектов. Может статься, что некоторые компьютеры пришли в состояние негодности из-за своей ветхости и необходимо их полное списание.

Стоимость других компьютеров может увеличиться за счет проведенной модернизации.
Результатом инвентаризации может становиться избавление от ненужной компьютерной техники и приобретение необходимых компьютеров или программ.

Законодательная база Инвентаризация компьютеров регламентируется нормативно-правовой базой, касающейся общего порядка инвентаризации. В частности:

1. ФЗ №402«О бухучете».
2. Методическими указаниями по инвентаризации, принятыми Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995.

Кроме случаев обязательной инвентаризации, сроки проверок, а также их порядок, определяются руководителем организации в составе учетной политики.

Особенностью специализированной программы для инвентаризации является то, что планировать сканирование можно по определенному графику. По указанной схеме программа произведет просмотр сетевых данных и представит итоговые отчеты. Это позволяет в нужный момент узнать, в каком состоянии находится компьютерная техника компании.

Источник: http://alishavalenko.ru/kak-provesti-inventarizatsiyu-kompyuternoj-tehniki-v-ofise/

Акт инвентаризации

Акт инвентаризации является одним из самых главных документов, составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на предприятии бухгалтерского учета.

При этом, акты инвентаризации вполне могут иметь отличающиеся друг от друга формы и содержание, например различными по формату являются следующие документы: акт инвентаризации кассы, акт проверки задолженности по недостачам и хищениям, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, а также другими кредиторами и дебиторами, акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, или, например, акт инвентаризации расходов будущих периодов. Каждому из таких актов соответствует свой собственный, утверждённый бланк установленной формы.

Бланки инвентаризации

Бланки инвентаризации – то, без чего не может обойтись ни одна инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной утверждённой формой документа.

Мы постарались собрать в одном разделе все формы необходимых документов по учету результатов инвентаризации для предприятий, здесь вы можете найти и скачать все основные и необходимые образцы документов по инвентаризации: акт инвентаризации, инвентаризационную опись, сличительную ведомость, и другие бланки инвентаризации.

Утверждённые формы документов, связанных с проведением инвентаризации: акты и бланки инвентаризации, опись, ведомости и образцы других документов

Примечание: все представленные в этом разделе бланки и акты инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

Подробнее о стандартах процедуры и последовательности этапов подготовки и самого процесса смотрите в разделе «проведение инвентаризации». Заказ самой услуги можно осуществить по телефону агентства Интерпрайм, указанному на нашем сайте.

ЗАКАЗАТЬ ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Источник: http://xn--80ajigpcphbq.xn--p1ai/%D0%B0%D0%BA%D1%82-%D0%B8%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%80%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8-%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B8/

Инвентаризация в офисе

Перед тем как проводить инвентаризацию, необходимо оформить приказ руководства организации на осуществление данной задачи. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале. В документе должно быть отражено, какое именно имущество будет подвергаться инвентаризации.

Для проведения работы собирается специальная комиссия. Она может состоять из представителей администрации и бухгалтерии, материально ответственных лиц, а также тех специалистов, которые могут грамотно оценить состояние имущества.

Например, для проведения инвентаризации рабочей аппаратуры, компьютерной техники в офисе можно привлечь штатного системного администратора.

Если потребуется проведение замеров имущества, его перемещения и других манипуляций, то комиссии должны будут предоставить соответствующих помощников (грузчиков, техников и пр.).

Перед началом инвентаризации следует проверить:

• наличие инвентарных карточек, книг, описей и прочей сопутствующей документации, ее состояние;
• наличие и состояние технических паспортов или любой другой документации технического характера (если она есть) на имущество, которое будет подвергаться инвентаризации;
• наличие и состояние документации на основные средства, которые были сданы/взяты в аренду, отправлены/приняты на хранение.

Это необходимо для того, чтобы правильно провести инвентаризацию, не тратя время в ходе работы на решение организационных вопросов, поиск нужных документов.

Проведение

• До начала процедуры бухгалтер обязан предоставить комиссии документ бухгалтерского учета имущества, находящегося в ведении организации с указанием стоимости каждого наименования и остатков на момент проведения последней инвентаризации.

• Глава комиссии должен заверить своей подписью приходные и расходные документы, сделав пометку «До инвентаризации на… (дата)». Далее комиссия сверяется со старыми данными, отмечая, какое имущество, в каком количестве, состоянии отмечено в предыдущей документации и как дело обстоит по факту на момент проведения новой инвентаризации.

  Важно отметить, что в зависимости от того, какое именно имущество описывается, используются те или иные форматы актов инвентаризации. Например, для описи товаров и материалов это форма № ИНВ-3.

• С материально ответственных за описываемое имущество лиц берут расписки, удостоверяющие, что поступившие материальные блага оприходованы, а отпущенные списаны с последующим предоставлением в бухгалтерию всей необходимой документации.
• В самом конце уже в готовую опись вносят свои подписи все члены инвентаризационной комиссии во главе с ее руководителем.

  Если в документации не будет подписи хотя бы одного участвующего в инвентаризации лица, результаты процедуры считаются недействительными. В этом случае начинается разбирательство на предмет того, почему именно отсутствует чья-то подпись и что необходимо сделать, чтобы провести инвентаризацию основных средств до конца, получив все нужные подписи.

Когда и как часто проводится инвентаризация?

Данная процедура должна осуществляться в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года.

Длительность работы может варьироваться в зависимости от сложности поставленных задач и трудностей, которые возникают непосредственно в ходе инвентаризации.

Если работа занимает несколько дней, недель, то каждый раз после ухода комиссии помещение, в котором хранится имущество, должно опечатываться.

Что касается того, как часто проводят инвентаризацию, то согласно действующим в РФ правилам, это можно делать 1 раз в 3 года (опись основных средств) и 1 раз в 5 лет (опись библиотечных фондов). Торговые организации, как правило, проводят данные работы не реже 1 раза в квартал, что продиктовано спецификой их работы.

Как делать инвентаризацию

Начните с подготовки имущества, которое необходимо инвентаризировать, а также с подготовки документации, необходимой для проведения инвентаризации.

К такой документации относят: инвентаризационную опись (сводную или по определённой группе ценностей) и приходно-расходные документы, которые отображают операции, совершаемые с этими ценностями. Затем сформируйте список сотрудников, которые будут входить в состав инвентаризационной комиссии.

Обычно руководителем инвентаризационной комиссии назначают директора предприятия. Для проведения инвентаризации составляется приказ по предприятию, в котором указываются: дата начала, сроки проведения пересчёта и ответственные лица.

Произведите фактический пересчёт имущества, которое, согласно приказа, попадает под инвентаризацию. На время проведения инвентаризации останавливаются все приходные и расходные операции с инвентаризированным имуществом предприятия.

Каждой номенклатурной единице товароматериальной ценности, в ходе инвентаризации, присваивается инвентарный номер. Затем, каждая товароматериальная ценность под её номером, заносится в инвентаризационную опись.

Данные по фактическому наличию товароматериальных ценностей, согласно их инвентарным номерам, заносятся в первую графу Акта инвентаризации.

Сопоставьте данные по фактическому пересчёту товароматериальных ценностей, согласно их инвентарных номеров, с данными, обозначенными в бухгалтерских документах. При выявлении расхождений в данных пересчёта, необходимо в Акте инвентаризации отобразить сумму излишков или сумму недостатка имущества предприятия.

Отобразите документально результаты проведения инвентаризации. Для этого завершите заполнение Акта инвентаризации.

Затем заверьте Акт инвентаризации подписями всех участников инвентаризационной комиссии, а также подписями материально ответственных лиц.

По результатам завершения инвентаризации, в случае выявления недостатков, они взыскиваются с материально ответственных лиц. В случае выявления излишков товароматериальных ценностей, производится их оприходование на баланс предприятия.

Как правильно провести инвентаризацию

Прежде чем составлять бухгалтерскую отчетность, нужно провести инвентаризацию имущества и задолженностей фирмы. Как это правильно сделать?

Инвентаризация имущества — это свер­ка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д. включая обособленные подразде­ления фирмы.

Инвентаризация финансовых обязательств — это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларация­ми и т. д.

Прежде всего оформите приказ руководи­теля о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих доку­ментов предусмотрены специальные формы — № ИНВ-22 и № ИНВ-23.

Как правильно присвоить инвентарный номер

Создайте инвентариза­ционную комиссию.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и дру­гие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.

В приказе укажите, какие именно имуще­ство и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на с. 46.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгал­терского учета, в которых зафиксированы пе­речень и стоимость имущества и обязательств фирмы.

В регистрах учета должны быть следующие записи:

• дата и наименование той или иной хозяй­ственной операции;
• ее сумма;
• остатки по счетам бухгалтерского учета на дату началу инвентаризации.

Руководитель инвентаризационной комис­сии обязан завизировать приходные и расход­ные документы и сделать в них запись «до ин­вентаризации на (дата)».

На основании названных документов ко­миссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентариза­ции. Эти данные заносят в инвентаризацион­ные описи и акты (графа «По данным бухгал­терского учета»).

Подробно об инвентаризации вы узнаете на сайте www.buhgod.ru .

Портал www.buhgod.ru поможет вам сдать идеальную годовую отчетность и уйти от лишних трудностей.

Инвентаризационная опись (акт) — это до­кумент, в котором отражают результаты инвен­таризации. Для каждого вида имущества и обя­зательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполня­ют акт по форме № ИНВ-15, товаров или мате­риалов — опись по форме № ИНВ-3 и т. д.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работ­ников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные — спи­саны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты ин­вентаризации могут признать недействитель­ными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.

Сроки проведения инвентаризации

Фактическое наличие находящегося в ор­ганизации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, об­мера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измеритель­ными приборами и т. п.).

Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечаты­вают. Основная задача инвентаризации — выяснить, совпадают ли данные бухгалтер­ского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей). А ее цель — обеспечить достоверность данных отчетности.

Проверить нужно не только имущество, которое принад­лежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценно­сти, учтенные на забалансовых счетах, прав собственно­сти на которые у фирмы нет (например: арендованные основные средства; товары, полученные на ответствен­ное хранение; материалы, принятые в переработку.

Дату инвентаризации определяет руководи­тель фирмы по согласованию с бухгалтером.

Инвентаризацию основных средств разреше­но проводить один раз в три года, а библиотеч­ных фондов — один раз в пять лет.

Торговые фирмы сверяют наличие на сво­их складах товаров, как правило, не реже раза в квартал. Да и внезапную проверку кассы ре­комендуется делать с такой же периодичностью.

Комментариев пока нет!

Присвоение инвентарных номеров

Инвентаризация — это проверка остатков товаров на складе за выбранный период.

Правильно нанести инвентарные номера

Poster сравнивает планируемые и фактические остатки на складе, чтобы показать результат инвентаризации — разницу между остатками в количестве и деньгах.

☝️ Проводите инвентаризацию в одной вкладке, не дублируйте их.

Чтобы провести инвентаризацию:

1. Откройте вкладку Склад → Инвентаризация в админ-панели.

2. Нажмите Открыть рядом с текущей инвентаризацией на нужном складе.

3. Нажмите в правом верхнем углу на дату окончания инвентаризационного периода и выберите: 

   — Текущее время проведения инвентаризации, если считаете остатки сейчас;
   — Задним числом и укажите дату, на которую вы посчитали фактические остатки.

4. Нажмите Применить.

5. Заполните столбец Фактический остаток. Напишите количество товаров и ингредиентов на складе, чтобы Poster автоматически посчитал разницу в деньгах и количестве товаров.

6. Нажмите Провести инвентаризацию.

После этого Poster автоматически откроет новый инвентаризационный период на этом складе. Остатки товаров и ингредиентов изменятся на фактические, которые вы указали.

💡 Если на момент инвентаризации у вас остались готовые блюда или полуфабрикаты, введите их количество во вкладке Блюда и полуфабрикаты. Заполните столбец Фактический остаток и Poster разобьет остатки полуфабрикатов и готовых блюд на ингредиенты и отобразит их количество в столбце Фактический остаток в блюдах и полуфабрикатах.

💡 Если вы используете производство, то заполните столбец Фактический остаток во вкладке Производство.

Чтобы найти причины расхождений, посмотрите движение товаров и ингредиентов в инвентаризационном периоде:

1. В столбцах Наименование и Остаток на начало просматривайте товары и ингредиенты, по которым были движения на этом складе, и их количество.

2. В столбце Поступления нажмите на ▼ рядом с товаром, чтобы посмотреть поставки и перемещения на этот склад.

3. Нажмите на ▼ в столбцеРасход, чтобы посмотреть продажи товаров и блюд с этим ингредиентом.

4. Нажмите на ▼ в столбцеСписано, чтобы посмотреть ручные списания со склада.

5. В столбце Планируемый остаток просматривайте количество товаров или ингредиентов, которое должно быть на складе с учетом всех продаж, списаний или перемещений.

☝️ Проведенные инвентаризации нельзя редактировать, как и поставки, списания и перемещения прошлого инвентаризационного периода. Напишите нам в чат, если вы хотите удалить последнюю проведенную инвентаризацию.

Для проведения инвентаризации на складе распечатайте инвентаризационный лист.

Прочитайте еще:

— 🎬 Как провести инвентаризацию в Poster

— Как распечатать инвентаризационный лист

— Как добавить поставку в админ-панели

— Что такое «Производство» и как произвести блюдо

— Как сделать ручное списание товаров со склада

— Как сделать перемещение между складами

Источник: https://obd2bluetooth.ru/inventarizacija-v-ofise/