Чек-лист бухгалтеру для проверки контрагентов

Проверка надежности контрагента, проверка добросовестности, как проверить

Перед заключением договора важно провести проверку надежности контрагента. Она позволит узнать его надежность и добросовестность, а также снизит риски возникновения претензий со стороны налоговых инспекторов.

Внимание! Мы подготовили документы, которые помогут вам правильно проверить любого контрагента. Скачивайте бесплатно:

Для чего требуется проверка контрагента на добросовестность

С 2017 года налоговые органы проверяют реальность сделок, а не ошибки, допущенные при оформлении первички (ст. 54.1 НК РФ). Проверка на добросовестность контрагента по сути стала обязательной процедурой для многих юридических лиц.

Поэтому компании хотят знать о будущем контрагенте практически все еще до подписания с ним договора. Ведь если инспекторы усомнятся в реальности сделки и обратится в суд, на основании собранной информации можно будет доказать проявление должной осмотрительности.

В настоящее время проверка добросовестности контрагента — процедура несложная. Госорганы разработали много бесплатных сервисов, где проверить контрагента можно путем внесения небольшого количества данных.

Как проверить компанию на финансовую надежность

Проверка финансовой надежности контрагента через специальные бесплатные сервисы ФНС:

• позволит удостовериться, что он зарегистрирован в налоговой;
• оценить его финансовое положение.

Рассмотрим алгоритм проверки.

Шаг. 1 Оценка через доступные интернет-сервисы

Начинают проверку контрагента на добросовестность через сервис “Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП” на сайте налог ру. Результаты приведем в таблице 1.

Таблица 1. Информация, доступная через сервис “Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП”

Воспользуйтесь данным сервисом онлайн:

1. Проверка на “массовость”

Сервис “Адреса, указанные при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами” позволяет узнать сколько фирм зарегистрировались на один и тот же адрес. Проверить онлайн:

Если зарегистрировано много компаний, это может указывать на наличие фирмы-однодневки. Инспекторы расценивают сделки с ними как доказательство уклонения от уплаты налогов.

ФНС регулярно обновляет сведения сервиса.

Перепроверьте полученные сведения через Яндекс-карты. “Массовый” адрес может оказаться офисным центром, а контрагент просто не указал этаж и номер офиса.

2. Находится ли контрагент на грани ликвидации

ФНС исключают юрлиц из ЕГРЮЛ:

• когда они не ведут деятельность более 12 месяцев;
• в реестре указаны недостоверные сведения.

Инспекторы квалифицируют договоры, заключенные с такими юрлицами, как фиктивные. Проверка добросовестности контрагента онлайн в части ликвидации возможна через “Вестник государственной регистрации”:

3. Сколько юрлиц зарегистрировано на директора и учредителя

При регистрации на руководителя пяти и более юрлиц, он считается “массовым”. Если зарегистрировано много компаний, это может указывать на наличие фирмы-однодневки.

При регистрации на учредителя десяти и более юрлиц, он считается “массовым”. Если зарегистрировано много компаний, это может указывать на наличие фирмы-однодневки.

Проверить директора и учредителя на “массовость” можно через сервис ФНС “Сведения о физических лицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юридических лиц”:

4. Проверить бухгалтерскую и налоговую отчетность

Такая проверка поможет оценить контрагента на ведение хозяйственной деятельности. Изучают документы за последние два-три года. Отсутствие отчетности может указывать на наличие фирмы-однодневки.

Запросить бухотчетность можно бесплатно в посредством подачи соответствующей заявки через сайт Росстата. Услуга бесплатная.

Запросить налоговую отчетность можно непосредственно у контрагента.

О налоговых задолженностях и отсутствии отчетности можно узнать через сервисы ФНС, указанные в таблице 2.

Таблица 2. Сервисы ФНС по налоговой отчетности контрагента

Шаг 2. Анализ сайта контрагента

Важно найти сайт контрагента и проверить на нем актуальность информации и структуру страниц. Они могут косвенно свидетельствовать о реальности контрагента и ведении им деятельности.

На сайте смотрят:

• раздел “История компании”;
• новости, статьи блог, форум;
• информацию о сотрудниках.

В соцсетях следует проверить, активность паблика и даты публикации постов.

На “отзовиках” можно посмотреть  отзывы клиентов или почитать бывших работников.

Указанная выше информация позволит сформировать мнение о надежности контрагента.

Шаг 3. Запросить необходимые документы непосредственно у контрагента

Запросить следует:

• заверенные копии устава;
• приказа о назначении директора;
• доверенности на представителей;
• налоговую и бухгалтерскую отчетность;
• лицензии на ведение деятельности.

Шаг 4. Запросить информацию в ИФНС

Запрос может включать:

• информацию о долгах перед бюджетом;
• количество уплаченных налогов;
• численность штата.

ИФНС может отказать в запросе. Но в любом случае останется переписка, запрос и отказ. В суде они станут свидетельством проявления должной осмотрительности.

Шаг 5. Собрать всю информацию в досье

Всю указанную выше информацию следует собрать в один файл. Он станет доказательством проявления должной осмотрительность и проведения проверки контрагента на благонадежность.

В дальнейшем на основе алгоритма можно выработать внутренний регламент по проверке контрагентов.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1992-proverka-nadejnosti-kontragenta

Грамотно проверять контрагентов

Работать с недобросовестными компаниями стало опаснее. В статье – советы и образцы, которые помогут грамотно проверять контрагентов и уберечь расходы и вычеты.

В 2017 году подход инспекторов к налоговым проверкам поменялся. Компании будут лишать расходов и вычетов из-за недобросовестного контрагента. Поэтому безопаснее его проверять перед заключением договора.

Одной лишь выписки из ЕГРЮЛ недостаточно. Редакция подготовила чек-лист для полной проверки контрагентов.  Не обязательно пробивать всех подряд контрагентов по этому списку – к каждому нужен индивидуальный подход.

Подробности – в статье.

Какие документы и сведения запросить у контрагента

Во многих компаниях уже сложилась традиция запрашивать у контрагентов стандартные документы: устав, свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой, приказ о назначении его директора и т. д. Эти сведения действительно нужно собрать, но их мало.

Попросите также выписку из ЕГРЮЛ или скачайте ее бесплатно на сайте ФНС. Инспекторы теперь вносят в выписку записи о недостоверных сведениях. Проверьте, нет ли таких отметок в выписке вашего контрагента. Если есть, узнайте, с чем это связано, и порекомендуйте уточнить данные. Только после этого начинайте сотрудничество.

Налоговики теперь проверяют у компаний наличие необходимых ресурсов – производственного оборудования, персонала, опыта. Обращайте внимание на это и вы.

Ведь даже судьи соглашаются с налоговиками в том, что проверка только юридического статуса контрагента по ЕГРЮЛ еще не означает проявления должной осмотрительности (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.09.2017 № Ф07-9897/2017).

Зачем нужен внутренний регламент проверки контрагентов

Запросить у контрагента все необходимые документы и ничего не упустить поможет чек-лист.  Можете его скопировать и раздать менеджерам. Всех контрагентов проверять по всему списку не надо. На незначительные и разовые договоры инспекторы не обратят внимание. Лучше потратить время на контрагентов, по которым проходят крупные суммы.

Чек-лист для проверки контрагента

Нередко руководители компаний считают, что чем больше документов о контрагенте компания соберет, тем лучше. Но это заблуждение. Если контрагент реально не исполнял сделку, обилие бумаг не поможет сохранить вычеты и расходы. Наоборот, для инспекторов это сигнал о том, что действия компании и контрагентов согласованны.

Довести до всех сотрудников правила работы с будущими контрагентами поможет специальный регламент, утвержденный внутри компании. 

Такой регламент полезен не только для внутренних целей компании, но и при налоговой проверке. Ведь ФНС советует налоговикам выяснять, кто и как в компании выбирает контрагентов и заключает договоры с ними (письмо ФНС от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650).

Конечно, сам по себе регламент не убережет строительную компанию от претензий инспекторов. Нужно показать налоговикам, что компания его выполняла – получала и проверяла те документы и данные о контрагентах, которые предусмотрела в регламенте.

Источник: https://www.stroychet.ru/article/76867-kak-organizovat-proverku-kontragentov-v-kompanii

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку
Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи
Проверить состояние расчетов с бюджетом
Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами
Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Получить тест и проверить своего бухгалтера >>>

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

https://www.youtube.com/watch?v=-_eYAKNRPR0

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Важно!

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку.

Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет.

Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде.

Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам.

Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках.

Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Важно!

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

1. Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах Как это сделать:
   • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
   • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
   • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах

   Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

2. Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям) Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

   Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.

3. Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

   Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!

4. Посчитайте долю вычета по НДС Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

   Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

   Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

Важно!

К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-proverit-bukhgaltera/